bexio Spesen Schnittstelle mit TimeStatement

Spesen erfassen, prüfen und automatisch an bexio übergeben

Mit der bexio Spesen-Schnittstelle von TimeStatement optimieren Sie Ihre Mitarbeiterspesenverwaltung nachhaltig, von der mobilen Erfassung unterwegs bis zur automatisierten Verbuchung in der Buchhaltung. Gerade Schweizer KMU mit mehreren Mitarbeitenden profitieren davon, dass Spesenprozesse nicht mehr manuell zwischen App, Excel und Buchhaltung abgestimmt werden müssen.

Die Lösung deckt sowohl verrechenbare Kundenspesen als auch interne, nicht fakturierbare Aufwände ab. Rückerstattungen lassen sich standardisieren, individuelle Spesenkonten pro Mitarbeitenden werden berücksichtigt und die administrative Belastung für HR, Projektleitung und Buchhaltung sinkt deutlich.

TimeStatement ist damit nicht nur eine Ergänzung für bexio, sondern das führende System für Zeiterfassung, Projektleistungen und Spesen. Für die vollständige Prozesskette stehen zusätzlich die bexio Zeiterfassung Schnittstelle sowie die bexio Lohnbuchhaltung Schnittstelle zur Verfügung.

Automatisierte Mitarbeiterspesenverwaltung mit bexio

TimeStatement verbindet operative Spesenerfassung und Buchhaltung in einem durchgängigen Workflow. Mitarbeitende erfassen Spesen dort, wo sie entstehen, Projektverantwortliche und Administration behalten die Übersicht, und definierte Spesen werden ohne Doppelspurigkeit an bexio übergeben.

Besonders relevant ist das für Unternehmen mit Reise-, Verpflegungs-, Material- oder Fahrzeugspesen. Statt Belege nachträglich zu sortieren oder interne Spesen separat zu verarbeiten, lassen sich alle Auslagen strukturiert nach Projekt, Mitarbeiter, Kunde oder Spesenkategorie auswerten.

Dadurch verbessert sich nicht nur die Prozessqualität. Auch die SEO-relevante Suchintention hinter Begriffen wie „bexio Spesen“, „bexio Spesenverwaltung“ oder „bexio expense management“ wird klar beantwortet: TimeStatement ist die operative Lösung, mit der bexio im Hintergrund sauber verbunden wird.

Funktionen der bexio Spesen-Schnittstelle

Mobile Spesenerfassung mit Belegen

Mitarbeitende können ihre Spesen jederzeit über die Web- oder Mobile-App erfassen. Belege werden direkt mit der Smartphone-Kamera fotografiert oder als Datei hochgeladen und unmittelbar dem richtigen Projekt und der richtigen Spesenkategorie zugeordnet.

So gehen Auslagen nicht verloren, Rückfragen nehmen ab und die Bearbeitung wird deutlich beschleunigt. Gleichzeitig entsteht eine nachvollziehbare Dokumentation für interne Prüfungen und für die spätere Übergabe an bexio.

Flexible Spesenkategorien

Spesenkategorien lassen sich individuell pro Projekt definieren und exakt an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Pro Kategorie legen Sie Name, optionale Einheit, Preis pro Einheit, Verrechenbarkeit und auf Wunsch auch die separate Erfassung von Trinkgeld fest.

Für die Buchhaltung wählen Sie das passende Konto direkt aus dem bexio-Kontenplan oder arbeiten mit einer automatischen Zuordnung. Zusätzlich steuern Sie, ob und wie Spesen an bexio übermittelt werden, inklusive Bankkonto, Steuer-ID, Status und optionalem benutzerspezifischem Konto.

Spesenbankkonto pro Mitarbeitenden

Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter kann in TimeStatement ein eigenes bexio Bankkonto hinterlegt werden. Alle erfassten und an bexio übertragenen Spesen werden dann automatisch dem entsprechenden Mitarbeiterspesenkonto zugeordnet.

Das erleichtert die Prüfung in der Buchhaltung und beschleunigt interne Rückerstattungen. Gerade bei Unternehmen mit regelmässigen Reisekosten oder Spesenpauschalen ist diese Zuordnung ein klarer Effizienzgewinn.

Zentrale Spesenübersicht

TimeStatement bietet eine strukturierte Übersicht über sämtliche Spesen. Sie sehen, welche Auslagen verrechenbar sind, welche intern entschädigt werden, welche Spesen bereits an bexio übermittelt wurden und welche noch ausstehend sind.

Zusätzlich lassen sich Berichte nach Kunde, Projekt, Mitarbeiter oder Spesenkategorie erstellen. Das ist nicht nur für die tägliche Administration nützlich, sondern auch für Controlling, Projektabrechnung und interne Richtlinien.

Trinkgeld-Aufteilung bei der Spesenerfassung

Wenn Trinkgeld separat ausgewiesen werden soll, kann diese Funktion in der jeweiligen Spesenkategorie aktiviert werden. Mitarbeitende erfassen dann Hauptbetrag und Trinkgeld getrennt, sodass bei der Übertragung an bexio automatisch die korrekten Steuersätze und Buchungen verwendet werden.

bexio Spesen-Schnittstelle aktivieren

So verbinden Sie Ihre bexio Buchhaltung mit TimeStatement:

1. Öffnen Sie den bexio Marketplace und melden Sie sich an.
2. Suchen Sie nach TimeStatement.
3. Klicken Sie auf „App hinzufügen“ und folgen Sie dem Assistenten.

Verknüpfung mit einem neuen TimeStatement-Konto

Wenn Sie noch kein TimeStatement-Konto haben, startet TimeStatement eine kurze Datenabfrage und übernimmt automatisch relevante Informationen aus Ihrem bexio-Konto. Anschliessend prüfen Sie die Daten, legen ein Passwort fest und können direkt starten.

Die erste Synchronisation dauert nur wenige Sekunden. Danach können Sie TimeStatement 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen, mit bis zu 100 Benutzern.

Verknüpfung mit einem bestehenden TimeStatement-Konto

Wenn Sie bereits mit TimeStatement arbeiten, benötigen Sie in beiden Systemen Administratorrechte. Stimmen die Administrator-E-Mail-Adressen überein, wird die Verbindung automatisch hergestellt und Ihr bestehender Account kann sofort mit bexio weiterverwendet werden.

Spesenkategorien einrichten und Spesen mit bexio synchronisieren

Funktion „Spesen mit bexio synchronisieren“ aktivieren

Die Grundlage für den gesamten Workflow ist die Aktivierung der Synchronisationsfunktion in Ihrem TimeStatement-Account. Danach definieren Sie das Standard-bexio-Spesenkonto, das automatisch verwendet wird, wenn in einer Spesenkategorie keine spezifische Buchhaltungs-ID hinterlegt ist.

So vermeiden Sie Inkonsistenzen und schaffen einen verlässlichen Standard für alle neuen Spesenkategorien und Projekte.

bexio Bankkonto pro Mitarbeiter für interne Rückerstattungen

Unter Verwaltung → Benutzer können Sie für jeden Benutzer ein bexio Bankkonto hinterlegen. Dieses Konto wird beim Synchronisieren von internen Spesen verwendet, wenn Rückerstattungen personenspezifisch verbucht werden sollen.

Gerade bei mehreren Mitarbeitenden mit laufenden Auslagen sorgt diese Einrichtung für eine deutlich sauberere Verbuchung in bexio.

Spesenkategorien im Projekt einrichten

In TimeStatement definieren Sie Spesenkategorien individuell pro Projekt. Für jede Kategorie können Name, Einheit, Preis pro Einheit, Verrechenbarkeit, Trinkgeld-Erlaubnis und Buchhaltungs-ID festgelegt werden.

Wenn die Übermittlung an bexio aktiviert wird, stehen zusätzliche Zuordnungen zur Verfügung: bexio Bankkonto, Steuer-ID, bexio-Status und optional das benutzerspezifische Bankkonto.

Typische Einrichtungsschritte sind:

• Projekt öffnen und Bereich „Spesenkategorien“ wählen.
• Neue Spesenkategorie hinzufügen.
• Name, Einheit und Preis pro Einheit definieren.
• Verrechenbarkeit und Trinkgeld-Regelung festlegen.
• Buchhaltungs-ID und optional automatische Kontozuordnung bestimmen.
• Steuer-ID, Bankkonto und Status für die bexio-Übergabe konfigurieren.

Interne Spesen vs. Kundenspesen

Spesenkategorien für interne Aufwendungen sollten in der Regel als nicht verrechenbar definiert werden, da sie nicht auf Kundenrechnungen erscheinen. Zusätzlich empfiehlt sich ein Aufwandskonto als Buchhaltungs-ID.

Kundenspesen hingegen sollten als verrechenbar markiert werden, damit sie bei der Rechnungsstellung sauber berücksichtigt werden. In diesem Fall ist häufig ein passendes Ertragskonto die richtige Wahl.

Spesenkategorien projektübergreifend in Excel einrichten

Wenn Sie Spesenkategorien auf mehreren bestehenden Projekten ausrollen möchten, empfiehlt sich die Excel-Import- und Exportfunktion. Sie richten zunächst eine oder mehrere Kategorien in einem Projekt sauber ein, testen den Ablauf anhand einer Beispielspese und exportieren danach die Projekt-Spesenkategorien.

In Excel können Sie bestehende Kategorien anpassen oder neue Spesenkategorien für mehrere Projekte gleichzeitig ergänzen. Anschliessend importieren Sie die Datei wieder. Das spart viel Zeit und erleichtert die Massenbearbeitung erheblich.

Spesen in TimeStatement erfassen

Mitarbeitende ordnen ihre Spesen direkt einem Projekt und einer Spesenkategorie zu. Optional lassen sich Kommentare und Belege ergänzen. So werden Verpflegung, Fahrtkosten, Material oder sonstige Aufwendungen schnell, sicher und papierlos erfasst.

Die Spesen stehen danach sofort für Auswertungen, die Fakturierung oder die Übergabe an bexio bereit.

Spesenübertragung an bexio

Im Reiter „Spesen“ in TimeStatement können Sie einzelne oder mehrere Positionen mit einem Klick an bexio senden. Je nach Konfiguration wird in bexio entweder ein Spesenentwurf oder eine fertige Spesenbuchung erstellt.

Bereits synchronisierte Spesen bleiben klar erkennbar, offene Positionen können weiterhin bearbeitet oder gesammelt übertragen werden. Damit eignet sich die Lösung sowohl für laufende Tagesprozesse als auch für periodische Sammelbuchungen.

FAQ zur bexio Spesenverwaltung mit TimeStatement

Die wichtigsten Antworten zur bexio Spesen Schnittstelle und zum automatisierten Spesenprozess.