bexio Zeiterfassung Schnittstelle mit TimeStatement
Projektzeiten erfassen und Rechnungen automatisch an bexio senden
Sie nutzen bexio für Ihre Buchhaltung und möchten die in TimeStatement erfassten Projektzeiten und Spesen automatisch bei der Rechnungsstellung an bexio übertragen? Mit der bexio Zeiterfassung Schnittstelle gelingt das jetzt ganz einfach.
Mit nur wenigen Klicks verbinden Sie Ihr bexio-Konto mit TimeStatement. Kunden und Projekte werden automatisch aus bexio importiert, und in TimeStatement erstellte Rechnungen lassen sich nahtlos an bexio übermitteln. So wird der gesamte Prozess von der Zeiterfassung bis zur Fakturierung effizient und fehlerfrei automatisiert.
Übrigens: TimeStatement bietet auch eine bexio Schnittstelle für die Lohnbuchhaltung. Dadurch können erfasste Arbeitszeiten und Absenzen direkt an die bexio Lohnbuchhaltung übertragen werden.
Funktionen der bexio Zeiterfassung Schnittstelle
Datenimport aus bexio
Bei der Einrichtung der bexio Schnittstelle werden die Daten zu Mitarbeitern, Kunden, Projekten und Projektzeiten von bexio in TimeStatement importiert. Möchten Sie die Daten später erneut synchronisieren, klicken Sie einfach im Footer von TimeStatement auf das bexio-Icon. Der Datenabgleich wird daraufhin gestartet, und die neuesten Informationen aus bexio werden automatisch importiert.
Rechnungen automatisch an bexio übertragen
Dank der bexio Schnittstelle werden bei der Rechnungserstellung in TimeStatement die Rechnungen automatisch an bexio gesendet. Sobald Sie in TimeStatement die verrechenbaren Leistungen ausgewählt haben und fortfahren, legt TimeStatement in bexio einen Rechnungsentwurf an, den Sie dort speichern, weiterbearbeiten und versenden können.
Einfache Projektbuchhaltung
In TimeStatement können Sie Projektaufgaben und Spesenkategorien jeweils eine Buchhaltungs-ID zuweisen. Dadurch wird jede Aufgabe oder Ausgabe einem bestimmten Konto in Ihrer Buchhaltung zugeordnet.
Bei aktivierter bexio Schnittstelle wird der bexio-Kontenplan automatisch in TimeStatement angezeigt. Sie können im Dropdown-Menü der Projektaufgaben und Spesenkategorien direkt das gewünschte Konto einstellen, auf das die Buchung erfolgen soll. Die Zuordnung vereinfacht die automatische Datenübertragung erheblich: Sobald eine Rechnung erstellt wird, werden die Buchungen automatisch dem richtigen Konto in bexio zugewiesen. So behalten Sie Ihre Projektkosten und Spesen jederzeit korrekt und übersichtlich im Griff.
Rechnungsnummer von bexio verwenden
Die bexio Zeiterfassung Schnittstelle bietet die Funktion „Rechnungsnummer von bexio verwenden“. Wenn diese Option bei der Rechnungserstellung aktiviert ist, erscheint in TimeStatement anstelle der Rechnungsnummer der Hinweis: „Wird durch bexio festgelegt“. Sobald der Rechnungsentwurf in bexio erstellt wird, vergibt bexio automatisch die entsprechende Rechnungsnummer.
bexio Zeiterfassung Schnittstelle aktivieren
So verbinden Sie Ihre bexio-Buchhaltung mit der Zeiterfassung von TimeStatement:
- Öffnen Sie den bexio Marketplace und melden Sie sich an.
- Suchen Sie nach TimeStatement.
- Klicken Sie auf „App hinzufügen“ und folgen Sie dem Assistenten.
Verknüpfung mit einem neuen TimeStatement-Konto
Wenn Sie noch kein TimeStatement-Konto haben, startet TimeStatement eine kurze Datenabfrage und übernimmt automatisch einige Informationen aus Ihrem bexio-Konto. Anschliessend prüfen Sie die übernommenen Daten und legen ein Passwort fest. Danach melden Sie sich einfach bei TimeStatement an.
Die Synchronisation zwischen bexio und TimeStatement dauert nur wenige Sekunden. Nach erfolgreicher Aktivierung der bexio Schnittstelle können Sie TimeStatement 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen – mit bis zu 100 Benutzern.
Verknüpfung mit einem bestehenden TimeStatement-Konto
Wenn Sie bereits ein TimeStatement-Konto haben, müssen Sie in beiden Accounts – bei TimeStatement und in bexio – über Administratorrechte verfügen. Das System prüft dann automatisch, ob ein neues Konto erforderlich ist. Stimmen die Administrator-E-Mail-Adressen überein, wird die Verknüpfung automatisch hergestellt.
FAQ zur bexio Schnittstelle mit TimeStatement
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur bexio Zeiterfassung Schnittstelle und der automatischen Rechnungsstellung mit TimeStatement.
Wie erkenne ich in TimeStatement, ob die bexio Schnittstelle aktiviert ist?
Ob die bexio Schnittstelle in TimeStatement aktiviert ist und die Verbindung zu Ihrer bexio-Buchhaltung erfolgreich hergestellt wurde, erkennen Sie am bexio BX-Symbol im Footer Ihres TimeStatement-Kontos.
Welche Daten importiert die bexio Schnittstelle von bexio in TimeStatement?
Über die bexio Schnittstelle werden folgende Daten aus bexio in TimeStatement synchronisiert: Benutzer, Kunden, Projekte und erfasste Projektzeiten.
Welche Kunden werden bei der bexio Schnittstelle in TimeStatement importiert?
In bexio können Kontakten Kategorien zugewiesen werden – beispielsweise die Kategorie „Kunden“. Die bexio Schnittstelle berücksichtigt beim Import diese Kategorisierung:
Sind in bexio weniger als zehn Kontakte mit der Kategorie „Kunden“ definiert, werden automatisch alle Kontakte als Kunden in TimeStatement importiert.
Sobald jedoch mehr als zehn Kontakte vorhanden sind, werden nur diejenigen übernommen, die explizit als „Kunden“ markiert wurden.
Es empfiehlt sich daher, vor der Aktivierung der bexio Schnittstelle sicherzustellen, dass alle relevanten Kontakte in bexio korrekt der Kategorie „Kunden“ zugewiesen sind.
Welche Daten synchronisiert die bexio Schnittstelle von TimeStatement in bexio?
Die bexio Schnittstelle übermittelt Daten von TimeStatement an bexio ausschliesslich im Rahmen der Rechnungserstellung.
Kundendaten werden nur dann an bexio gesendet, wenn beim Erstellen einer Rechnung in TimeStatement ein neuer Kunde angelegt wird. Erstellen Sie in TimeStatement eine Rechnung für einen neuen Kunden und übertragen Sie diese an bexio, sucht das System automatisch in der bexio-Kundenliste nach dem entsprechenden Eintrag. Ist der Kunde dort noch nicht vorhanden, wird er automatisch in bexio angelegt.
Ist das Zurückschreiben von Projektzeiten aus TimeStatement nach bexio möglich?
Das Zurückschreiben von Projektzeiten nach bexio ist grundsätzlich möglich, sofern die entsprechende Funktion (Projektzeiten zurück in bexio) im TimeStatement Account aktiviert ist. Standardmässig ist diese Funktion jedoch deaktiviert.
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir von dieser Vorgehensweise eher abraten, da es in der Praxis wenig sinnvoll ist, identische Informationen parallel in zwei Systemen zu pflegen. In modernen Arbeitsprozessen empfiehlt es sich, für jeden Bereich ein führendes System („Master-System“) festzulegen. Für die Erfassung und Verwaltung von Projektzeiten ist dies TimeStatement.
Wir empfehlen daher, die Funktion zum Zurückschreiben von Projektzeiten aus TimeStatement nach bexio nicht zu aktivieren, die erfassten Projektzeiten vollständig in TimeStatement zu verwalten und diese stattdessen beim Fakturieren über einen Rechnungsentwurf von TimeStatement an bexio zu übermitteln.
Werden Projektzeiten dennoch aus TimeStatement nach bexio zurückgeschrieben, erscheinen diese in bexio als nicht verrechenbar, selbst wenn in TimeStatement ein Stundensatz hinterlegt und die Verrechenbarkeit aktiviert ist. Dies dient dazu, zu verhindern, dass dieselben Zeiten in beiden Systemen doppelt als unverrechnet geführt werden.
Wie kann ich die Synchronisation der Daten von bexio in TimeStatement aktualisieren?
Durch Anklicken des BX-Symbols von bexio im Footer Ihres TimeStatement-Accounts wird der erneute Datenimport von bexio in TimeStatement ausgelöst.
Was kostet die bexio Zeiterfassung Schnittstelle von TimeStatement?
Die bexio Schnittstelle von TimeStatement ist ein entscheidender Bestandteil unserer Zeiterfassungslösung und wird von uns ohne Aufpreis angeboten.