Ein Stundenzettel hält pro Arbeitstag Beginn, Ende, Pausen und Netto-Arbeitszeit fest. Für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG ist er Pflicht, bis zum siebten Kalendertag ausgefüllt und zwei Jahre aufbewahrt. Eine Excel-Vorlage reicht für wenige Beschäftigte an einem Standort. Für größere Teams erfasst TimeStatement digital, mit belastbarem Nachweis für Zoll und Lohnbüro.
Excel ist für viele Betriebe der erste Stundenzettel. Die Tabelle kostet nichts und jede Person kennt sie. Für drei Beschäftigte an einem Standort funktioniert sie. Die Probleme beginnen mit dem Wachstum.
Zeiten werden am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen und Pausen pauschal abgezogen. Formeln werden versehentlich überschrieben. Änderungen hinterlassen keine Spur. Vor Zoll und Arbeitsgericht zählt gegen den Betrieb. Dateien aus mehreren Standorten müssen eingesammelt, geprüft und für das Lohnbüro abgetippt werden. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vom Juni 2026 sieht für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten die elektronische Erfassung vor (Stand: Oktober 2026).
TimeStatement ersetzt die Tabelle durch Stempeluhr, App und Terminal, rechnet Pausen und Salden selbst und exportiert den Stundenzettel für das Lohnbüro als Excel, PDF oder CSV. Die kostenlose Vorlage als PDF und Excel steht weiter unten für Betriebe, die vorerst beim Zettel bleiben.
Ein Stundenzettel ist der schriftliche Nachweis der täglichen Arbeitszeit einer Person. Andere Bezeichnungen sind Arbeitszeitnachweis, Stundennachweis oder Arbeitszeitprotokoll. Gemeint ist immer dasselbe Dokument, ob auf Papier, als Excel-Tabelle oder als Export aus einer Zeiterfassungssoftware.
Das Lohnbüro rechnet danach Stundenlöhne, Zuschläge und Überstunden ab. Der Zoll prüft mit dem Zettel, ob der Mindestlohn eingehalten wurde. Vor dem Arbeitsgericht entscheidet er Streit über Überstunden. Agenturen, Ingenieurbüros und Handwerksbetriebe legen ihn außerdem der Rechnung an den Kunden bei.
§ 17 MiLoG nennt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Damit die Dauer nachvollziehbar bleibt, gehören Pausen und der Name der Person dazu.
| Angabe | Status | Hinweis |
|---|---|---|
| Name der Beschäftigten oder des Beschäftigten | Pflicht | Zuordnung der Aufzeichnung |
| Zeitraum (Monat oder Woche) und Datum je Zeile | Pflicht | ein Eintrag pro Arbeitstag |
| Arbeitsbeginn und Arbeitsende | Pflicht | Uhrzeit, keine Stundenzahl |
| Pause | Pflicht für die Berechnung | möglichst von/bis, mindestens Dauer in Minuten |
| Netto-Arbeitszeit | Pflicht | Ende minus Beginn minus Pause |
| Personalnummer | optional | erleichtert dem Lohnbüro die Zuordnung |
| Projekt, Objekt, Baustelle, Kunde | optional | nötig, wenn Stunden weiterberechnet werden |
| Bemerkungen | optional | Fahrtzeit, Rufbereitschaft, Grund einer Korrektur |
| Unterschrift Beschäftigte und Vorgesetzte | optional | gesetzlich nicht vorgeschrieben, erhöht den Beweiswert |
Ein vollständiger Monatszettel zeigt auch die Tage ohne Arbeit. Urlaub, Krankheit, Feiertag und unbezahlte Freistellung bekommen ein Kürzel in der Spalte „Abwesenheit“ (U, K, F, UF) und zählen mit den Sollstunden des Tages. Erst dann stimmt am Monatsende der Saldo.
Am Blattende stehen die vertragliche Sollzeit des Monats, die erfassten Ist-Stunden und der Übertrag aus dem Vormonat. Die Differenz ergibt den Überstundensaldo für den nächsten Monat. In der Excel-Vorlage rechnen das die Formeln, auf dem PDF steht dafür ein Summenblock.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen alle Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ausgelöst durch das EuGH-Urteil C-55/18. Die Form ist frei, ein Stundenzettel auf Papier oder in Excel erfüllt die Pflicht. Der Arbeitgeber darf das Ausfüllen den Beschäftigten übertragen, bleibt aber für Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich.
Strengere Vorgaben gelten schon länger für bestimmte Gruppen.
Stand Oktober 2026
Das Bundesarbeitsministerium hat am 18.06.2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Arbeitgeber sollen Beginn, Ende und Dauer elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfassen. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte sollen dauerhaft bei Papier bleiben dürfen. Für alle anderen sind Übergangsfristen von einem Jahr, zwei Jahren (unter 250 Beschäftigte) und fünf Jahren (unter 50 Beschäftigte) nach Inkrafttreten geplant. Tarifverträge sollen die nichtelektronische Erfassung und eine Nachtragsfrist von bis zu sieben Tagen weiter zulassen. Beschlossen ist davon nichts. Der Entwurf wird innerhalb der Bundesregierung abgestimmt. Bundestag und Bundesrat müssen anschließend noch zustimmen.
Der Papier-Stundenzettel bleibt damit heute zulässig und für Kleinbetriebe nach dem Entwurf auch künftig. Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten sollten den Wechsel zur elektronischen Erfassung mit Vorlauf einplanen. TimeStatement erfasst elektronisch und tagesaktuell, also in der Form, die der Entwurf vorsieht.
Die Frist zum Eintragen endet nach § 17 Abs. 1 MiLoG mit dem siebten Kalendertag, der auf den Arbeitstag folgt. Aufzubewahren sind die Zettel mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem Tag, für den die Aufzeichnung gilt. Dieselbe Frist nennt § 16 Abs. 2 ArbZG für Mehrarbeitsnachweise.
Dienen die Zettel zugleich als Beleg für die Lohnabrechnung, gelten die längeren Fristen für Lohnunterlagen. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 EStG), Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Im Zweifel die Zettel zusammen mit den Lohnunterlagen archivieren. In TimeStatement liegen alle Aufzeichnungen zentral und automatisch gesichert, der Aktenordner für die Zweijahresfrist entfällt.
Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG sind eine Ordnungswidrigkeit, § 21 MiLoG sieht Bußgelder bis 30.000 € vor. Geprüft wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, die unangekündigt im Betrieb erscheinen und die Zettel vor Ort verlangen darf. Fehlen sie, drohen Nachforderungen, weil der gezahlte Mindestlohn ohne Stunden nicht nachweisbar ist. Vor dem Arbeitsgericht wirkt eine Lücke ähnlich. Behaupten Beschäftigte Überstunden, fehlt dem Arbeitgeber ohne eigene Aufzeichnung der Gegenbeweis. Ein protokollierter digitaler Stundenzettel liefert ihn.
Eintragen am selben Tag, am besten direkt nach Arbeitsende. § 17 MiLoG lässt bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag Zeit. Aus dem Gedächtnis nachgetragene Zeiten halten einer Prüfung aber selten stand.
Uhrzeiten im 24-Stunden-Format mit Doppelpunkt schreiben, also 07:30 und 16:15. Dezimalstunden wie 7,5 führen bei Pausen zu Rechenfehlern. Die Pause wird mit Uhrzeit eingetragen (12:00 bis 12:30) oder zumindest mit der Dauer in Minuten. § 4 ArbZG verlangt ab sechs Stunden Arbeit 30 Minuten Pause, ab neun Stunden 45 Minuten, in Abschnitten von mindestens 15 Minuten. Ohne Pauseneintrag geht ein Prüfer davon aus, dass keine Pause stattfand.
Eine korrekte Zeile sieht so aus:
| Datum | Beginn | Ende | Pause | Netto | Projekt/Objekt | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mi 14.10. | 07:30 | 16:15 | 12:00 bis 12:30 | 8:15 | Objekt Nordstraße 12 | Fahrt 20 Min. |
Auf Papier wird ein falscher Wert durchgestrichen, der richtige daneben geschrieben und der Grund in die Bemerkung gesetzt. In Excel bleibt eine Änderung unsichtbar, deshalb gehört die Korrektur auch dort in die Bemerkungsspalte.
| Branche | Was zusätzlich auf den Zettel gehört |
|---|---|
| Gebäudereinigung | Objekt pro Einsatz, mehrere Objekte am Tag als eigene Zeilen, Fahrtzeit zwischen den Objekten als Arbeitszeit |
| Gastronomie und Hotellerie | Teildienst mit zwei Blöcken (Mittag und Abend), Sonntags- und Nachtstunden in der Bemerkung für die Zuschläge |
| Bau und Handwerk | Baustelle, Wartezeiten und Fahrten ab Betrieb; der Wochenzettel passt besser, weil Baustellen wechseln |
| Agenturen, Beratung, Ingenieurbüros | Kunde und Projekt je Zeile, damit die Stunden fakturiert werden können |
| Minijobs in Handel und Büro | Monatssumme neben dem Lohn, damit der Mindestlohn rechnerisch nachweisbar bleibt |
Excel
XLSXDer Klassiker für kleine Teams
Passt, wenn
Änderungen hinterlassen keine Spur, Formeln werden versehentlich überschrieben
Zum Ausdrucken und Unterschreiben
Passt, wenn
Summen von Hand rechnen, Zettel müssen eingesammelt und abgetippt werden
Word
DOCXWenn eigene Felder nötig sind
Passt, wenn
Keine Berechnung, Layout verschiebt sich leicht
TimeStatement
SoftwareDigitaler Stundenzettel mit Nachweis
Passt, wenn
Ab 3,50 Euro pro Nutzer und Monat (Stand: Oktober 2026), kurze Einführung nötig
Jetzt kostenlos testenBei der Zeiterfassung in Excel für mehrere Mitarbeitende hat sich eine Datei pro Person und Monat bewährt. Ein Sammelblatt für alle führt zu Verwechslungen und zu Datenschutzfragen, weil jede Person die Zeiten der anderen sieht. Welche Grenzen Excel sonst noch hat, zeigt der Vergleich Excel vs. digitale Zeiterfassung.
Für Betriebe, die den Stundenzettel weiter von Hand führen, gibt es hier vier Dateien, kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen.
Stundenzettel Monat
Datum und Wochentage füllen sich automatisch. Formeln rechnen Netto-Dauer, Monatssumme und Soll-Ist-Saldo.
HerunterladenStundenzettel Monat
Zum Ausdrucken und handschriftlichen Führen, mit Unterschriftszeilen für Beschäftigte und Vorgesetzte.
HerunterladenStundenzettel Woche
Zwei Zeitblöcke pro Tag für Baustelle, Teildienst und Aushilfen mit wechselnden Tagen.
HerunterladenStundenzettel Woche
Ein Blatt pro Woche, passt auf das Klemmbrett.
HerunterladenKostenlos, ohne Registrierung, ohne Wasserzeichen. Alle Angaben nach § 17 MiLoG enthalten.
Die Vorlagen enthalten alle Angaben, die § 17 MiLoG für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG verlangt. Als Arbeitszeitnachweis eignen sie sich für jeden anderen Betrieb ebenso.
Die meisten Fehler entstehen beim Übertragen von Hand. Eine Software nimmt sie gar nicht erst an.
| Fehler | Folge | In TimeStatement |
|---|---|---|
| Zeiten am Monatsende aus dem Kopf nachtragen | Siebentagefrist überschritten, Angaben wirken geschönt | Stempeluhr erfasst sofort, Nachträge nur innerhalb der Bearbeitungsfrist |
| Pausen pauschal abziehen, ohne sie einzutragen | acht Stunden ohne Pause, Verstoß gegen § 4 ArbZG | Pausenregeln sind hinterlegt und stehen im Monatsbericht |
| Nur die Stundenzahl notieren („8 Std.“) | § 17 MiLoG verlangt Beginn und Ende | Start und Stopp liefern die Uhrzeiten automatisch |
| Urlaubs-, Krank- und Feiertage leer lassen | Saldo falsch, Lücken wirken wie fehlende Aufzeichnungen | Abwesenheiten und Feiertage werden im System geführt und im Saldo berücksichtigt |
| Mehrere Personen auf einem Blatt führen | Zuordnung und Datenschutz leiden | Rollen und Rechte steuern, wer welche Zeiten sieht |
| Zettel nach der Lohnabrechnung wegwerfen | zwei Jahre sind das Minimum | zentrale Speicherung mit automatischen Backups |
| Formeln in Excel überschreiben | Datei rechnet still falsch weiter | keine Formeln, jede Änderung wird protokolliert |
Das Lohnbüro arbeitet mit Summen je Person und Monat: Ist-Stunden, getrennt nach regulären Stunden, Überstunden sowie Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, dazu Fehltage mit Grund. Diese Werte trägt die Steuerkanzlei in ihr Lohnprogramm ein, meist DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS.
Ein Papier- oder Excel-Stundenzettel lässt sich dort nicht direkt einlesen. Die Kanzlei übernimmt die Monatssummen von Hand oder über eine Importdatei aus einer Zeiterfassungssoftware. Der Zettel selbst bleibt als Beleg im Betrieb und wird bei einer Prüfung vorgelegt.
Mit TimeStatement entfällt das Abtippen. Der digitale Stundenzettel wird je Person oder für das ganze Team als Excel, PDF oder CSV exportiert und an die Kanzlei weitergegeben.
Der Wechsel lohnt, sobald Zuschläge für Nacht und Wochenende berechnet, Zettel aus mehreren Standorten eingesammelt oder Überstundensalden über Monate fortgeschrieben werden. Spätestens mit der geplanten Pflicht zur elektronischen Erfassung ab elf Beschäftigten steht er ohnehin an.
Ein digitaler Stundenzettel aus TimeStatement enthält pro Tag Beginn, Ende, Pausen, Sollzeit, Ist-Zeit und Saldo, dazu Abwesenheiten mit Grund und das Überstundenkonto. Erfasst wird im Browser, in der App (auch offline) oder am Terminal mit Badge. Pausenregeln sind hinterlegt. Jede Änderung wird protokolliert, geprüfte Perioden können abgeschlossen werden. Danach korrigiert nur noch die Administration. Die Daten liegen revisionssicher auf Servern in der EU (Stand: Oktober 2026).
Vor Zoll und Arbeitsgericht wiegt ein solcher Export schwerer als eine Excel-Datei, weil die Einträge zeitnah entstehen und jede Korrektur nachvollziehbar bleibt. Lücken fallen sofort auf.
Der häufigste Einwand gegen den Wechsel ist der Aufwand der Einführung. Die Registrierung läuft ohne Installation und ohne Kreditkarte. Wochenarbeitspläne werden einmal als Vorlage angelegt, der aktuelle Überstundensaldo aus der Excel-Datei wird je Person als Startsaldo übernommen. Mitarbeitende stempeln ab dem ersten Tag im Browser oder in der App. Die Daten lassen sich jederzeit wieder als Excel exportieren.
Die Gratis-Version gilt für eine Person. Teams testen 14 Tage mit bis zu 100 Benutzern. Der Tarif Starter mit Stempeluhr, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung liegt bei 3,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Stand: Oktober 2026). Für ein Team mit zehn Personen sind das 35 € im Monat.
Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 für alle Arbeitgeber Pflicht, die Form ist frei. Der Stundenzettel ist eine zulässige Form. Für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG ist die schriftliche Aufzeichnung nach § 17 MiLoG ausdrücklich vorgeschrieben.
Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags, der auf den Arbeitstag folgt. Empfehlenswert ist der Eintrag am selben Tag. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz sieht die tagesaktuelle Erfassung als Regel vor (Stand: Oktober 2026).
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er darf das Eintragen an die Beschäftigten delegieren, muss die Zettel aber kontrollieren und aufbewahren. Fehler gehen zu seinen Lasten.
Ja. Für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten. Der Zoll prüft anhand der Stunden, ob der gezahlte Lohn den Mindestlohn erreicht.
Mit Uhrzeit von und bis, zum Beispiel 12:00 bis 12:30. Reicht der Platz nicht, zumindest die Dauer in Minuten. Die Pause wird von der Arbeitszeit abgezogen. Ab sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten vorgeschrieben, ab neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).
Weder MiLoG noch ArbZG verlangen eine Unterschrift. Unterschreiben Beschäftigte und Vorgesetzte den Zettel, bestätigen beide die Richtigkeit, was den Beweiswert bei Streit über Überstunden erhöht. Viele Vorlagen von Steuerberatern und der Minijob-Zentrale sehen die Unterschrift deshalb vor.
Ja. § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet jeden Arbeitgeber, Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag aufzuzeichnen. Das BAG verlangt ohnehin Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit, Überstunden eingeschlossen. Auf dem Zettel ergeben sie sich aus dem Soll-Ist-Saldo.
Sobald Zettel aus mehreren Standorten eingesammelt, Zuschläge berechnet oder Überstundensalden über Monate fortgeschrieben werden. Als Richtwert gilt die Zehn-Beschäftigten-Grenze des Referentenentwurfs, ab der künftig elektronisch erfasst werden soll. Rechnen Sie den monatlichen Aufwand für Einsammeln, Prüfen und Abtippen gegen 3,50 € pro Nutzer und Monat für TimeStatement (Stand: Oktober 2026), dann zeigt sich der Wechselpunkt.
Einstempeln, Timer starten oder Stunden manuell erfassen — im Web, mobil oder am Terminal.
Mehr erfahren →Stunden Kunden, Projekten und Aufgaben zuordnen. Budgets im Blick behalten und jede Minute abrechnen.
Mehr erfahren →Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten anfragen, genehmigen und auswerten — an einem Ort.
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