Spese e note spese bexio: fotografare i giustificativi e trasferirli a bexio
Registra, controlla e trasferisci le note spese a bexio con un clic
Usi bexio per la contabilità e vuoi registrare le note spese in digitale? Con l’interfaccia bexio note spese di TimeStatement ottimizzi l’intero processo di gestione delle spese dei collaboratori, dalla registrazione mobile con giustificativi fino al trasferimento automatico in contabilità. Per molte aziende svizzere questo significa meno amministrazione manuale e un controllo molto più chiaro. In bexio le spese si gestiscono nel menu Acquisto → Spese.
La soluzione copre sia le spese cliente fatturabili sia le spese interne non fatturabili da rimborsare al personale. In questo modo gestisci rimborsi, controllo costi e contabilità in un unico flusso coerente.
TimeStatement integra bexio: la contabilità resta in bexio, la registrazione delle note spese avviene in TimeStatement. Per completare il collegamento con bexio puoi usare anche l’interfaccia bexio per timesheet di progetto e fatturazione e l’interfaccia bexio salari. Panoramica: rilevazione ore e presenze per bexio. Maggiori informazioni sulla funzione in generale: note spese con TimeStatement.
TimeStatement è una delle app di rilevazione del tempo più apprezzate del Marketplace bexio. Recensioni dei clienti: 5 stelle su 5 da 28 recensioni nel Marketplace bexio e 5 stelle su 5 da 23 recensioni Google (stato: novembre 2026).
Note spese bexio: come funziona, passo dopo passo
Dall’attivazione al trasferimento a bexio in sette passaggi:
- Attivare l’app nel Marketplace bexio: aggiungi TimeStatement dal Marketplace bexio, poi crea un nuovo account TimeStatement oppure collega un account esistente (servono i diritti di amministratore in entrambi i sistemi). Un account TimeStatement è sempre collegato a un solo account bexio. Dettagli sotto Attivare l’interfaccia bexio note spese.
- Attivare la sincronizzazione delle spese: nelle impostazioni di TimeStatement attiva la sincronizzazione delle spese con bexio e definisci il conto spese standard di bexio. Viene usato quando una categoria spesa non ha un conto contabile specifico.
- Definire un conto bancario per collaboratore (opzionale): nell’amministrazione utenti puoi inserire un conto bancario bexio per ciascun collaboratore, così i rimborsi interni vengono assegnati alla persona giusta.
- Configurare le categorie spesa: nel progetto definisci per ogni categoria nome, unità, prezzo per unità, stato fatturabile e gestione della mancia, poi scegli il conto dal piano dei conti bexio. Per il trasferimento a bexio si aggiungono imposta, conto bancario e stato.
- Registrare le spese con giustificativo: i collaboratori assegnano ogni spesa a un progetto e a una categoria spesa, fotografano il giustificativo con lo smartphone oppure lo caricano in formato PDF, PNG o JPG e, se serve, aggiungono un commento.
- Controllare e approvare: per le note spese TimeStatement supporta un flusso di approvazione e l’IVA. Vedi quali spese sono rifatturabili, quali sono spese interne da rimborsare e quali sono già state trasferite a bexio o sono ancora in sospeso.
- Inviare a bexio: seleziona una o più spese e inviale a bexio con un clic. In base alla configurazione vengono create in bexio come bozza o registrazione completata. La contabilità resta in bexio.
Gestione automatizzata delle note spese dei collaboratori
TimeStatement funge da livello operativo per inserimento spese, progetti e approvazione, mentre bexio rimane l’ambiente contabile collegato. Questo modello riduce il doppio lavoro e migliora la qualità dei dati trasferiti.
Le aziende con spese ricorrenti per trasferte, pasti, materiali o costi di rappresentanza ottengono un processo più rapido, più chiaro e più semplice da governare.
Funzioni principali dell’interfaccia bexio note spese
Inserimento spese mobile con ricevute
I collaboratori registrano le spese via web o app mobile e allegano subito la ricevuta fotografata. In questo modo ogni spesa resta tracciata fin dall’inizio e può essere verificata senza ricostruzioni successive.
Categorie spesa flessibili per progetto
Configuri regole specifiche per ogni categoria: fatturabile o no, unità, prezzo, gestione della mancia, impostazione fiscale, conto contabile di destinazione, stato di esportazione e altri parametri necessari per bexio.
Conto rimborso dedicato per collaboratore
Se necessario, puoi definire un conto bancario bexio specifico per ogni utente, semplificando controllo e riconciliazione dei rimborsi.
Separazione tra spese interne e spese cliente
Le spese interne possono essere impostate come non fatturabili su conti di costo, mentre le spese cliente vengono preparate per la corretta rifatturazione e per la gestione di progetto.
Vista centrale su tutte le spese
TimeStatement ti mostra quali spese sono già state sincronizzate con bexio, quali sono ancora aperte e come sono distribuite per cliente, progetto, collaboratore o categoria.
Flusso di approvazione e IVA
Per le note spese TimeStatement supporta un flusso di approvazione e l’IVA. Questo è utile per una gestione pulita delle spese tra TimeStatement e bexio.
Giustificativi e forfait spese
Carichi i giustificativi in formato PDF, PNG o JPG oppure li fotografi direttamente con l’app. Per le piccole spese come l’affrancatura o il materiale d’ufficio puoi inoltre definire un forfait spese. Maggiori informazioni sotto note spese.
Spese rifatturabili nella fatturazione
Le spese rifatturabili possono essere riprese nelle fatture ai clienti. Come nasce in bexio una bozza di fattura da ore di progetto e spese lo trovi nella pagina interfaccia bexio: timesheet di progetto e fatturazione.
Gestione separata della mancia
Se necessario, la mancia può essere registrata separatamente nella categoria spesa pertinente, facilitando una contabilizzazione fiscalmente corretta in bexio.
Attivare l’interfaccia bexio note spese
- Collega TimeStatement dal Marketplace bexio.
- Attiva in TimeStatement la funzione di sincronizzazione spese con bexio.
- Configura conto spese standard, categorie e conti utente opzionali.
- Inizia a registrare e inviare le note spese verso bexio.
Collegamento con un nuovo account TimeStatement
Se crei un nuovo account, TimeStatement può recuperare automaticamente alcune informazioni da bexio e accelerare la configurazione iniziale.
Collegamento con un account esistente
Se usi già TimeStatement, in genere bastano i diritti amministratore in entrambi i sistemi per completare il collegamento.
Configurare categorie spesa e sincronizzare le note spese con bexio
Attivare la sincronizzazione spese
Nelle impostazioni di TimeStatement attivi la sincronizzazione delle spese con bexio e definisci il conto spese standard da usare quando una categoria non ha un conto contabile specifico.
Definire un conto bancario bexio per ogni collaboratore
Nell’amministrazione utenti puoi inserire un conto bancario bexio specifico per ciascun collaboratore. Questa opzione è particolarmente utile per i rimborsi interni.
Configurare le categorie spesa nei progetti
All’interno di ogni progetto puoi creare categorie spesa dettagliate con nome, unità, prezzo per unità, stato fatturabile, gestione della mancia, conto contabile, imposta, conto bancario e stato di esportazione.
- Creare la categoria nel progetto corretto.
- Definire se la spesa è fatturabile o non fatturabile.
- Scegliere il conto contabile o la logica automatica.
- Attivare o meno l’invio verso bexio.
- Impostare imposta, conto bancario e stato di registrazione.
Spese interne vs. spese cliente
Le spese interne dovrebbero normalmente essere configurate come non fatturabili e collegate a conti di costo. Le spese cliente dovrebbero invece essere impostate come fatturabili se devono comparire correttamente nella fatturazione.
Distribuire le categorie su più progetti con Excel
Per una configurazione rapida su molti progetti puoi usare il flusso Excel di import/export. Prepari una categoria modello, la esporti, la modifichi in massa e la reimporti.
Registrare le spese e mantenere la visibilità completa
I collaboratori associano ogni spesa al progetto e alla categoria corretti, aggiungono un commento e allegano la prova. L’amministrazione mantiene cosi piena visibilità sulle spese già sincronizzate e su quelle ancora aperte.
Invio spese a bexio con un clic
Dalla sezione spese trasferisci singole registrazioni o gruppi di registrazioni in bexio. In base alla configurazione, vengono create come bozza o registrazione completata, adatte sia ai flussi giornalieri sia a esportazioni periodiche.
Prezzi e hosting
In TimeStatement l’interfaccia bexio è inclusa senza costi aggiuntivi. I prezzi si intendono per utente e al mese (stato: novembre 2026):
- Gratis: CHF 0 per 1 utente e 2 progetti, ideale per i freelance
- Starter: CHF 3.50 con pagamento annuale, CHF 5.90 con pagamento mensile – timbratrice digitale, rilevazione dell’orario di lavoro, gestione delle assenze e delle ferie
- Pro: CHF 10 con pagamento annuale, CHF 15 con pagamento mensile – tutte le funzioni Starter, più timesheet di progetto, note spese e fatturazione
Tutti i dettagli sulle tariffe sono nella pagina Prezzi Svizzera. TimeStatement è ospitato in Svizzera.
Costi lato bexio
Lato bexio ti serve il pacchetto bexio adatto a seconda della funzione, ad esempio per la contabilità salariale, i progetti e la fatturazione oppure le note spese e la contabilità. Le funzioni incluse nel tuo pacchetto bexio le trovi nella pagina dei prezzi di bexio.
Le integrazioni bexio di TimeStatement
TimeStatement integra bexio: contabilità, contabilità salariale e banca restano in bexio, mentre ore, assenze e note spese le registri in TimeStatement. Tutte le interfacce in sintesi:
- Rilevazione ore e presenze per bexio: registrazione dell’orario di lavoro, assenze, timbratrice e terminale
- Interfaccia bexio: timesheet di progetto e fatturazione: registrare le ore di progetto e trasferirle a bexio come bozza di fattura
- bexio spese e note spese: registrare le note spese con giustificativi e trasferirle a bexio
- bexio salari e buste paga: trasferire orario di lavoro e assenze per il conteggio salariale e le buste paga
L’app la attivi nel Marketplace bexio.
FAQ su bexio note spese e TimeStatement
Le domande più frequenti su configurazione e sincronizzazione delle spese.
Come si collegano le note spese di TimeStatement alle «Spese» di bexio?
In bexio le spese si gestiscono nel menu Acquisto → Spese. In TimeStatement i collaboratori registrano le note spese con il giustificativo; tu le controlli e le trasferisci a bexio con un clic.
Come registro le note spese in bexio?
I collaboratori registrano le spese in TimeStatement tramite app o web, con giustificativo, progetto e categoria spesa. Poi le trasferisci a bexio con un clic; in base alla configurazione vengono create in bexio come bozza o registrazione completata. La contabilità resta in bexio, TimeStatement la integra con la registrazione delle note spese.
Come configuro le note spese bexio in TimeStatement?
Attiva prima TimeStatement nel Marketplace bexio. Nelle impostazioni di TimeStatement attiva poi la sincronizzazione delle spese con bexio e definisci il conto spese standard di bexio. Infine configura le categorie spesa nel progetto, con conto dal piano dei conti bexio, imposta, conto bancario e stato. Facoltativamente inserisci un conto bancario bexio per utente. I passaggi dettagliati sono più in alto in questa pagina.
Come registro le note spese per bexio con lo smartphone?
I collaboratori registrano le spese tramite l’app mobile o il web, le assegnano a un progetto e a una categoria di spesa e fotografano il giustificativo direttamente con la fotocamera dello smartphone oppure lo caricano come file. Poi invii le spese a bexio con un clic.
Quali formati di giustificativo sono supportati?
TimeStatement supporta i giustificativi in formato PDF, PNG e JPG. I giustificativi possono essere anche fotografati direttamente con la fotocamera dello smartphone.
Come verifico se l’integrazione bexio è attiva in TimeStatement?
Il simbolo BX di bexio nel footer del tuo account TimeStatement indica che la connessione è attiva.
Quali dati vengono importati da bexio in TimeStatement?
L’integrazione importa utenti, clienti, progetti e ore di progetto registrate da bexio.
Come posso aggiornare la sincronizzazione dei dati bexio?
Fai clic sul simbolo BX nel footer del tuo account TimeStatement per avviare di nuovo l’import dei dati da bexio.
Quali spese posso trasferire da TimeStatement a bexio?
Puoi trasferire sia spese cliente fatturabili sia spese interne non fatturabili per il rimborso dei collaboratori.
Posso impostare un conto bancario bexio diverso per ogni collaboratore?
Sì. TimeStatement supporta il conto rimborso per utente, così ogni spesa viene assegnata correttamente in fase di esportazione.
Come vedo quali spese sono già sincronizzate?
Nell’elenco spese di TimeStatement ogni voce mostra lo stato, quindi distingui subito ciò che è stato inviato da ciò che è ancora in attesa.
È possibile registrare la mancia separatamente?
Sì. Attivando l’opzione nella categoria spesa, importo principale e mancia vengono gestiti separatamente.
Come configuro velocemente categorie spesa su più progetti?
Usa la funzione Excel di import/export per aggiornare in blocco categorie e impostazioni su più progetti.
Quale conto scelgo per le spese interne e per le spese cliente in bexio?
Le spese interne dovrebbero normalmente essere configurate come non fatturabili e collegate a conti di costo. Le spese cliente vanno impostate come fatturabili se devono comparire correttamente nella fatturazione. Il conto lo scegli direttamente dal piano dei conti bexio.
L’IVA viene considerata nelle note spese bexio?
TimeStatement supporta l’IVA per le note spese. Per il trasferimento a bexio assegni alla categoria spesa l’imposta, oltre a conto bancario e stato. Se la mancia viene registrata separatamente, si facilita una contabilizzazione corretta in bexio.
Posso collegare un account TimeStatement a più account bexio?
No. Un account TimeStatement è sempre collegato a un solo account bexio.
Esiste un flusso di approvazione per le note spese e l’IVA è supportata?
Sì. Per le note spese TimeStatement supporta un flusso di approvazione e l’IVA.
Quanto costa l’interfaccia bexio note spese di TimeStatement?
L’interfaccia bexio è un elemento centrale della soluzione TimeStatement ed è offerta senza costi aggiuntivi separati. Lato bexio ti serve il pacchetto bexio adatto a seconda della funzione (ad esempio note spese e contabilità); vedi la pagina dei prezzi di bexio. TimeStatement costa per utente e al mese CHF 3.50 (Starter) oppure CHF 10 (Pro, note spese incluse) con pagamento annuale. Esiste anche una tariffa gratuita per 1 utente e 2 progetti.
Dove sono ospitati i dati?
TimeStatement è ospitato in Svizzera.
Ultimo aggiornamento:
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