Notes de frais et dépenses bexio : photographier les justificatifs et les transmettre à bexio

Saisissez, vérifiez et transmettez vos notes de frais à bexio en un clic

Vous utilisez bexio pour votre comptabilité et souhaitez saisir vos notes de frais numériquement ? Avec l’interface bexio notes de frais de TimeStatement, vous optimisez toute la gestion des dépenses collaborateurs, de la saisie mobile avec justificatifs jusqu’au transfert automatisé en comptabilité. Les entreprises suisses gagnent ainsi en rapidité, en contrôle et en qualité de processus. Dans bexio, les dépenses se gèrent dans le menu Achats → Dépenses.

La solution couvre à la fois les frais refacturables au client et les frais internes non refacturables qui doivent être remboursés aux collaborateurs. Vous évitez la double saisie, réduisez les erreurs manuelles et améliorez la visibilité sur les dépenses déjà transmises ou encore en attente.

TimeStatement complète bexio : la comptabilité reste dans bexio, la saisie des notes de frais se fait dans TimeStatement. Pour compléter le flux, TimeStatement propose également l’interface bexio de suivi du temps de projet et de facturation et l’interface bexio salaires. Vue d’ensemble : saisie du temps pour bexio. Plus d’informations sur la fonction en général : notes de frais avec TimeStatement.

TimeStatement est l’une des applications de saisie du temps les plus appréciées du Marketplace bexio. Avis de clients : 5 étoiles sur 5 pour 28 avis dans le Marketplace bexio et 5 étoiles sur 5 pour 23 avis Google (état : novembre 2026).

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Notes de frais bexio : comment ça marche, étape par étape

De l’activation au transfert vers bexio, en sept étapes :

1. Activer l’app dans le Marketplace bexio : ajoutez TimeStatement depuis le Marketplace bexio, puis créez un nouveau compte TimeStatement ou reliez un compte existant (il faut alors les droits d’administrateur dans les deux systèmes). Un compte TimeStatement est toujours relié à un seul compte bexio. Détails sous Mettre en place l’interface bexio notes de frais.
2. Activer la synchronisation des frais : dans les paramètres TimeStatement, activez la synchronisation des frais avec bexio et définissez le compte standard bexio. Il est utilisé lorsqu’une catégorie de frais n’a pas de compte comptable propre.
3. Définir un compte bancaire par collaborateur (optionnel) : dans l’administration des utilisateurs, vous pouvez saisir un compte bancaire bexio pour chaque collaborateur, afin que les remboursements internes soient affectés à la bonne personne.
4. Configurer les catégories de frais : dans le projet, définissez pour chaque catégorie le nom, l’unité, le prix par unité, le caractère facturable et la gestion du pourboire, puis choisissez le compte du plan comptable bexio. Pour le transfert vers bexio s’ajoutent la taxe, le compte bancaire et le statut.
5. Saisir les frais avec justificatif : les collaborateurs affectent chaque dépense à un projet et à une catégorie de frais, photographient le justificatif avec le smartphone ou le téléversent au format PDF, PNG ou JPG, et ajoutent si besoin un commentaire.
6. Contrôler et approuver : TimeStatement prend en charge, pour les notes de frais, un processus d’approbation ainsi que la TVA. Vous voyez quels frais sont refacturables, lesquels sont des frais internes à rembourser et lesquels ont déjà été transmis à bexio ou sont encore en attente.
7. Envoyer à bexio : sélectionnez un ou plusieurs frais et envoyez-les à bexio en un clic. Selon la configuration, ils sont créés dans bexio en brouillon ou en statut finalisé. La comptabilité reste dans bexio.

Gestion automatisée des notes de frais collaborateurs

TimeStatement agit comme couche opérationnelle pour la saisie des frais, tandis que bexio reste l’environnement comptable connecté. Cette approche permet d’unifier les processus sans perdre la précision nécessaire pour la comptabilité et les remboursements.

Les PME et sociétés de services avec dépenses récurrentes de déplacement, repas, matériel ou représentation bénéficient d’un flux de travail plus cohérent et plus simple à piloter.

Fonctionnalités de l’interface bexio notes de frais

Saisie mobile avec justificatifs

Les collaborateurs enregistrent leurs frais via web ou mobile et ajoutent immédiatement les justificatifs. Les dépenses restent documentées, traçables et prêtes à être traitées sans reconstitution manuelle ultérieure.

Catégories de frais flexibles par projet

Les catégories de frais peuvent être configurées projet par projet. Vous définissez les règles nécessaires: facturable ou non, unité, prix unitaire, gestion du pourboire, taxe, compte comptable cible, statut et mode de transfert vers bexio.

Compte de remboursement par collaborateur

Si besoin, chaque utilisateur peut avoir son propre compte bancaire bexio pour simplifier le suivi des remboursements et la réconciliation comptable.

Distinction claire entre frais internes et frais clients

Les frais internes peuvent être non facturables et rattachés à des comptes de charges, tandis que les frais clients sont préparés pour la refacturation et la facturation de projet.

Vue centrale sur l’ensemble des frais

TimeStatement offre une vue structurée sur l’ensemble des dépenses. Vous voyez les frais déjà synchronisés avec bexio, les frais en attente, ainsi que leur ventilation par client, projet, collaborateur ou catégorie.

Processus d’approbation et TVA

TimeStatement prend en charge, pour les notes de frais, un processus d’approbation ainsi que la TVA. C’est utile pour un traitement propre des frais entre TimeStatement et bexio.

Justificatifs et forfaits de frais

Vous téléversez les justificatifs au format PDF, PNG ou JPG ou vous les photographiez directement avec l’app. Pour les petites dépenses comme le port ou le matériel de bureau, vous pouvez en outre définir un forfait de frais. Plus d’informations sous notes de frais.

Frais refacturables dans la facturation

Les frais refacturables peuvent être repris dans les factures clients. Pour savoir comment un brouillon de facture est créé dans bexio à partir des temps de projet et des frais, consultez la page interface bexio : suivi du temps de projet et facturation.

Gestion séparée du pourboire

Si nécessaire, le pourboire peut être enregistré séparément dans la catégorie de frais concernée, ce qui facilite l’application correcte des règles fiscales lors du transfert vers bexio.

Mettre en place l’interface bexio notes de frais

1. Connectez TimeStatement depuis le Marketplace bexio.
2. Activez la synchronisation des frais avec bexio dans les paramètres TimeStatement.
3. Configurez comptes standard, catégories de frais et comptes collaborateurs si nécessaire.
4. Commencez la saisie et envoyez les frais vers bexio en quelques clics.

Connexion avec un nouveau compte TimeStatement

Si vous créez un nouveau compte, TimeStatement récupère automatiquement des informations depuis bexio pour accélérer la mise en route.

Connexion avec un compte existant

Si vous utilisez déjà TimeStatement, des droits administrateur dans les deux systèmes suffisent généralement pour finaliser la liaison.

Configurer les catégories de frais et synchroniser les dépenses avec bexio

Activer la synchronisation des frais

Dans les paramètres TimeStatement, activez la fonction de synchronisation des frais avec bexio. Vous y définissez également le compte standard bexio à utiliser lorsque la catégorie de frais n’a pas de compte spécifique.

Définir un compte bancaire bexio par collaborateur

Dans l’administration des utilisateurs, vous pouvez saisir un compte bancaire bexio distinct pour chaque collaborateur. Cette configuration est particulièrement utile pour les remboursements internes.

Créer les catégories de frais dans les projets

Dans chaque projet, vous pouvez créer des catégories de frais détaillées avec nom, unité, prix par unité, statut facturable, autorisation du pourboire, compte comptable, taxe, compte bancaire et statut d’export.

• Créer la catégorie dans le projet concerné.
• Définir si le frais est facturable ou non.
• Choisir le compte comptable ou la logique automatique.
• Activer ou non l’envoi vers bexio.
• Définir la taxe, le compte bancaire et le statut d’écriture.

Frais internes vs. frais client

Les frais internes doivent généralement être définis comme non facturables et orientés vers des comptes de charges. Les frais client, eux, doivent être configurés comme facturables lorsqu’ils doivent être repris correctement lors de la facturation.

Déployer les catégories sur plusieurs projets avec Excel

Pour une configuration rapide sur de nombreux projets, utilisez l’import/export Excel. Vous configurez une catégorie type, l’exportez, l’adaptez en masse dans Excel puis la réimportez.

Saisir les frais et garder une visibilité complète

Les collaborateurs rattachent chaque dépense au bon projet et à la bonne catégorie, ajoutent si besoin un commentaire et un justificatif, puis l’administration peut suivre précisément ce qui a déjà été transmis à bexio.

Export direct des frais vers bexio

Depuis TimeStatement, vous envoyez des frais unitaires ou en lot vers bexio. Selon vos paramètres, les écritures sont créées en brouillon ou en statut finalisé, ce qui s’adapte aussi bien aux flux quotidiens qu’aux traitements groupés.

Prix et hébergement

Chez TimeStatement, l’interface bexio est incluse sans supplément. Les prix s’entendent par utilisateur et par mois (état : novembre 2026) :

• Gratuit : CHF 0 pour 1 utilisateur et 2 projets, idéal pour les indépendants
• Starter : CHF 3.50 en paiement annuel, CHF 5.90 en paiement mensuel – timbreuse horaire numérique, saisie du temps de travail, gestion des absences et des vacances
• Pro : CHF 10 en paiement annuel, CHF 15 en paiement mensuel – toutes les fonctions Starter, plus suivi du temps de projet, notes de frais et facturation

Tous les détails des tarifs figurent sur la page Tarifs Suisse. TimeStatement est hébergé en Suisse.

Coûts côté bexio

Côté bexio, vous avez besoin du package bexio adapté selon la fonction, par exemple pour les salaires, les projets et la facturation, ou les notes de frais et la comptabilité. Les fonctions incluses dans votre package bexio sont indiquées sur la page des prix de bexio.

Les intégrations bexio de TimeStatement

TimeStatement complète bexio : la comptabilité, la comptabilité des salaires et la banque restent dans bexio, tandis que vous saisissez les temps, les absences et les notes de frais dans TimeStatement. Toutes les interfaces en un coup d’œil :

• Saisie du temps pour bexio : temps de travail, absences, timbreuse et terminal
• Interface bexio : suivi du temps de projet et facturation : saisir les temps de projet et les transmettre à bexio sous forme de brouillon de facture
• bexio dépenses et notes de frais : saisir les notes de frais avec justificatifs et les transmettre à bexio
• bexio salaires et fiches de salaire : transmettre les temps de travail et les absences pour le décompte des salaires et les fiches de salaire

Vous activez l’application dans le Marketplace bexio.

FAQ sur les notes de frais bexio avec TimeStatement

Les réponses aux questions fréquentes sur le flux de frais et la synchronisation bexio.

Dernière mise à jour : 2 novembre 2026