Interface bexio notes de frais avec TimeStatement

Saisissez, validez et synchronisez vos dépenses vers bexio

Avec l’interface bexio notes de frais de TimeStatement, vous optimisez toute la gestion des dépenses collaborateurs, de la saisie mobile avec justificatifs jusqu’au transfert automatisé en comptabilité. Les entreprises suisses gagnent ainsi en rapidité, en contrôle et en qualité de processus.

La solution couvre à la fois les frais refacturables au client et les frais internes non refacturables qui doivent être remboursés aux collaborateurs. Vous évitez la double saisie, réduisez les erreurs manuelles et améliorez la visibilité sur les dépenses déjà transmises ou encore en attente.

Pour compléter le flux, TimeStatement propose également l’interface bexio de suivi du temps et l’interface bexio paie.

Gestion automatisée des notes de frais collaborateurs

TimeStatement agit comme couche opérationnelle pour la saisie des frais, tandis que bexio reste l’environnement comptable connecté. Cette approche permet d’unifier les processus sans perdre la précision nécessaire pour la comptabilité et les remboursements.

Les PME et sociétés de services avec dépenses récurrentes de déplacement, repas, matériel ou représentation bénéficient d’un flux de travail plus cohérent et plus simple à piloter.

Fonctionnalités de l’interface bexio notes de frais

Saisie mobile avec justificatifs

Les collaborateurs enregistrent leurs frais via web ou mobile et ajoutent immédiatement les justificatifs. Les dépenses restent documentées, traçables et prêtes à être traitées sans reconstitution manuelle ultérieure.

Catégories de frais flexibles par projet

Les catégories de frais peuvent être configurées projet par projet. Vous définissez les règles nécessaires: facturable ou non, unité, prix unitaire, gestion du pourboire, taxe, compte comptable cible, statut et mode de transfert vers bexio.

Compte de remboursement par collaborateur

Si besoin, chaque utilisateur peut avoir son propre compte bancaire bexio pour simplifier le suivi des remboursements et la réconciliation comptable.

Distinction claire entre frais internes et frais clients

Les frais internes peuvent être non facturables et rattachés à des comptes de charges, tandis que les frais clients sont préparés pour la refacturation et la facturation de projet.

Vue centrale sur l’ensemble des frais

TimeStatement offre une vue structurée sur l’ensemble des dépenses. Vous voyez les frais déjà synchronisés avec bexio, les frais en attente, ainsi que leur ventilation par client, projet, collaborateur ou catégorie.

Gestion séparée du pourboire

Si nécessaire, le pourboire peut être enregistré séparément dans la catégorie de frais concernée, ce qui facilite l’application correcte des règles fiscales lors du transfert vers bexio.

Mettre en place l’interface bexio notes de frais

1. Connectez TimeStatement depuis le Marketplace bexio.
2. Activez la synchronisation des frais avec bexio dans les paramètres TimeStatement.
3. Configurez comptes standard, catégories de frais et comptes collaborateurs si nécessaire.
4. Commencez la saisie et envoyez les frais vers bexio en quelques clics.

Connexion avec un nouveau compte TimeStatement

Si vous créez un nouveau compte, TimeStatement récupère automatiquement des informations depuis bexio pour accélérer la mise en route.

Connexion avec un compte existant

Si vous utilisez déjà TimeStatement, des droits administrateur dans les deux systèmes suffisent généralement pour finaliser la liaison.

Configurer les catégories de frais et synchroniser les dépenses avec bexio

Activer la synchronisation des frais

Dans les paramètres TimeStatement, activez la fonction de synchronisation des frais avec bexio. Vous y définissez également le compte standard bexio à utiliser lorsque la catégorie de frais n’a pas de compte spécifique.

Définir un compte bancaire bexio par collaborateur

Dans l’administration des utilisateurs, vous pouvez saisir un compte bancaire bexio distinct pour chaque collaborateur. Cette configuration est particulièrement utile pour les remboursements internes.

Créer les catégories de frais dans les projets

Dans chaque projet, vous pouvez créer des catégories de frais détaillées avec nom, unité, prix par unité, statut facturable, autorisation du pourboire, compte comptable, taxe, compte bancaire et statut d’export.

• Créer la catégorie dans le projet concerné.
• Définir si le frais est facturable ou non.
• Choisir le compte comptable ou la logique automatique.
• Activer ou non l’envoi vers bexio.
• Définir la taxe, le compte bancaire et le statut d’écriture.

Frais internes vs. frais client

Les frais internes doivent généralement être définis comme non facturables et orientés vers des comptes de charges. Les frais client, eux, doivent être configurés comme facturables lorsqu’ils doivent être repris correctement lors de la facturation.

Déployer les catégories sur plusieurs projets avec Excel

Pour une configuration rapide sur de nombreux projets, utilisez l’import/export Excel. Vous configurez une catégorie type, l’exportez, l’adaptez en masse dans Excel puis la réimportez.

Saisir les frais et garder une visibilité complète

Les collaborateurs rattachent chaque dépense au bon projet et à la bonne catégorie, ajoutent si besoin un commentaire et un justificatif, puis l’administration peut suivre précisément ce qui a déjà été transmis à bexio.

Export direct des frais vers bexio

Depuis TimeStatement, vous envoyez des frais unitaires ou en lot vers bexio. Selon vos paramètres, les écritures sont créées en brouillon ou en statut finalisé, ce qui s’adapte aussi bien aux flux quotidiens qu’aux traitements groupés.

FAQ sur les notes de frais bexio avec TimeStatement

Les réponses aux questions fréquentes sur le flux de frais et la synchronisation bexio.