Gestion des notes de frais avec justificatifs
Saisir, contrôler et refacturer les dépenses projet plus simplement
TimeStatement permet aux équipes de saisir les frais professionnels, de joindre les justificatifs et de relier chaque dépense au bon client, projet et type de frais. Déplacements, repas, kilométrage, matériel ou hébergement restent traçables du terrain jusqu'à la facturation.
Les collaborateurs ajoutent leurs notes de frais depuis l'application web ou mobile, joignent un reçu en PDF, PNG ou JPG et ajoutent un commentaire si nécessaire. Les responsables disposent ensuite d'une base claire pour contrôler, rembourser ou refacturer les dépenses.
La gestion des notes de frais fonctionne avec le suivi du temps par projet, le suivi du temps et la facturation.
Comment fonctionne la gestion des notes de frais
Avec TimeStatement, les dépenses isolées deviennent un processus clair pour le contrôle, le remboursement, le reporting et la refacturation.
Créer des catégories de frais
Définissez des catégories par projet : kilomètres, repas, matériel, hôtel, transport ou autres frais. Pour chaque catégorie, vous pouvez indiquer si elle est refacturable, quelle unité utiliser et si un prix unitaire ou une devise étrangère s'applique.
Saisir les frais et justificatifs
Les collaborateurs saisissent leurs frais via l'app mobile ou le web, choisissent le client, le projet et la catégorie, ajoutent le montant, un commentaire et le justificatif correspondant.
Analyser, rembourser et facturer
Les frais refacturables peuvent être intégrés aux factures clients. Les rapports affichent les dépenses ouvertes, facturées et documentées par client, projet, collaborateur ou catégorie.
Saisie des frais au bureau comme en déplacement
Voyage d'affaires, rendez-vous client, télétravail ou achat de matériel : TimeStatement garde les justificatifs et les données de frais au même endroit.
Notes de frais mobiles
Les collaborateurs photographient un reçu, saisissent la dépense immédiatement et évitent les justificatifs perdus après un déplacement.
Gestion des frais dans le navigateur
Administration, finance et chefs de projet gardent une vue claire sur les dépenses, catégories, justificatifs, délais, exports et statuts de facturation.
Relier temps et dépenses
Associez les notes de frais au suivi du temps et aux feuilles de temps projet pour analyser ensemble prestations, heures travaillées et frais refacturables.
Fonctions de gestion des frais dans TimeStatement
Catégories de frais spécifiques aux projets
Créez des catégories adaptées à chaque projet : indemnités kilométriques, matériel, repas, hôtel, transport ou autres dépenses. Pour chaque catégorie, vous définissez les unités, prix unitaires, statuts refacturables et devises.
Les frais restent structurés, même lorsque plusieurs équipes, clients et projets avancent en parallèle.
Justificatifs et reçus gérés digitalement
Reçus, notes de restaurant, factures d'hôtel ou achats de matériel peuvent être ajoutés au format PDF, PNG ou JPG. Le justificatif est associé à la bonne dépense dès sa saisie.
La vue des frais indique clairement quelles dépenses sont déjà documentées, ce qui réduit les relances et facilite le contrôle.
Forfait de frais pour petites dépenses
Définissez un forfait pour les frais annexes récurrents comme le courrier, les fournitures, le matériel ou les petits coûts administratifs. Le pourcentage configuré est appliqué automatiquement.
Les frais individuels et les forfaits peuvent être combinés pour réduire le travail manuel sans perdre en transparence.
Délais flexibles pour la saisie des frais
Définissez pendant combien de jours les collaborateurs peuvent saisir des frais rétroactivement. Le délai peut être calculé depuis la fin de journée ou la fin de mois.
Les dépenses restent actuelles, les justificatifs arrivent à temps et les notes de frais oubliées deviennent plus rares.
Frais refacturables intégrés aux factures
Les dépenses refacturables peuvent être reprises dans les factures clients. Les justificatifs associés sont regroupés automatiquement et préparés en téléchargement ZIP.
La note de frais, la gestion documentaire et la facturation restent connectées.
Rapports de frais et analyse des dépenses
Créez des rapports par client, projet, collaborateur ou catégorie. Les filtres, exports CSV, Excel ou PDF et les justificatifs regroupés simplifient le traitement et l'archivage.
Vous voyez immédiatement quelles dépenses sont facturées, ouvertes ou déjà documentées.
Pourboire indiqué séparément
Pour les repas, restaurants ou invitations professionnelles, le pourboire peut être saisi séparément du montant principal.
Cette séparation améliore la transparence et facilite le contrôle interne.
Simplifier les notes de frais et la facturation projet
Testez TimeStatement gratuitement et gérez notes de frais, justificatifs, suivi du temps projet et factures dans un seul système.
FAQ sur les notes de frais avec TimeStatement
Questions fréquentes sur la saisie digitale des frais, les justificatifs, les remboursements et les rapports.
À qui s'adresse la gestion des notes de frais TimeStatement ?
Elle s'adresse aux entreprises, équipes et collaborateurs qui saisissent régulièrement des dépenses liées aux projets, aux clients, aux déplacements ou aux remboursements internes.
Comment les collaborateurs saisissent-ils leurs frais ?
Ils utilisent l'application web ou mobile, sélectionnent la date, le client, le projet et la catégorie, ajoutent le montant et joignent le justificatif.
Peut-on ajouter un justificatif en déplacement ?
Oui. Les collaborateurs peuvent photographier un reçu avec l'app mobile et l'associer directement à la dépense.
Quels formats de justificatifs sont pris en charge ?
TimeStatement prend en charge les justificatifs aux formats PDF, PNG et JPG.
Les frais peuvent-ils être refacturés aux clients ?
Oui. Les frais refacturables peuvent être intégrés aux factures clients, avec les justificatifs regroupés automatiquement.
Peut-on exporter les rapports de frais ?
Oui. Les rapports peuvent être exportés en CSV, Excel ou PDF et filtrés par client, projet, collaborateur ou catégorie.