Zeiterfassung auf Projekte – Projektzeiterfassung

Projektzeiterfassung: Einfach. Transparent. Unverzichtbar.

Sie möchten wissen, wie viel Zeit tatsächlich in Ihre Projekte fließt – und was sich daraus machen lässt? Mit einer modernen Projektzeiterfassung behalten Sie den Überblick über den Aufwand, arbeiten effizienter und rechnen transparenter ab.

Intuitive Projektverwaltung, präzise Zeiterfassung auf Projekte und einfache Abrechnung – bei TimeStatement ist alles in einer Lösung vereint.

So haben Sie jederzeit die Kontrolle über laufende Projekte, setzen Ressourcen gezielt ein und vermeiden unnötige Kosten. Ob kleines Team oder großes Unternehmen – die Projektzeiterfassung von TimeStatement passt sich Ihrem Arbeitsalltag an: im Büro, unterwegs oder vollständig remote.

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Was ist Projektzeiterfassung?

Projektzeiterfassung bedeutet, exakt festzuhalten, wie viel Zeit für einzelne Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendet wird. Statt Schätzungen wird jede Minute – manuell oder automatisiert – genau erfasst.

Mit der Zeiterfassung auf Projekte lassen sich Aufwände klar zuordnen, transparente Abrechnungen erstellen, Kosten kontrollieren und Projekte effizienter planen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass keine abrechenbaren Leistungen verloren gehen.

Mit präziser Projektzeiterfassung entstehen aussagekräftige Auswertungen, die wertvolle Einblicke in Zeitaufwand und Ressourcennutzung geben – ganz gleich, ob für Freelancer, Agenturen oder größere Unternehmen. Wer genau weiß, wofür Zeit eingesetzt wird, kann zielgerichteter arbeiten und erfolgreicher abrechnen.

Darüber hinaus hilft Projektzeiterfassung, Budget- und Zeitvorgaben einzuhalten. Projektleiter behalten den Überblick über den Fortschritt und können bei Abweichungen in Echtzeit reagieren und rechtzeitig nachsteuern.

Für wen ist Projektzeiterfassung wichtig?

Die Projektzeiterfassung ist besonders relevant für alle, die Dienstleistungen erbringen und ihren Kundinnen und Kunden Zeit oder Aufwand in Rechnung stellen.

Doch sie leistet weit mehr als nur Unterstützung bei der Abrechnung: Durch die transparente Erfassung, sinnvolle Verteilung und gezielte Analyse von Zeitaufwänden ermöglicht sie eine effiziente Steuerung sowohl verrechenbarer als auch nicht verrechenbarer Projekte.

Besonders wertvoll ist der Einsatz der Projektzeiterfassung beispielsweise in folgenden Bereichen:

  • Agenturen: Für eine präzise Projektplanung und die exakte Abrechnung erbrachter Leistungen.
  • Architekten, Ingenieure, Anwälte, Berater und Treuhänder: Zur lückenlosen Dokumentation und transparenten Abrechnung von Arbeitszeiten.
  • Handwerksbetriebe, Reinigungsdienste, Monteure und Bauunternehmen: Zur Erfassung projektbezogener Tätigkeiten und zur genauen Zeitkalkulation.
  • Kreativschaffende wie Fotograf:innen, Designer:innen oder Filmemacher:innen: Zur nachvollziehbaren Erfassung kreativer Leistungen und zur besseren Projektstrukturierung.
  • Freelancer: Zur Erfassung abrechenbarer Stunden und zur Analyse der eigenen Produktivität.

Funktionen der Projektzeiterfassung mit TimeStatement

Projektzeiterfassung

  • Minutengenaue Erfassung auf Kunden-, Projekt- und Aufgabenebene
  • Zeiterfassung per Stoppuhr oder manuell (Start-/Endzeit oder Dauer)
  • Projektzeiterfassung per Web- und Mobile-App (auch offline nutzbar) für Smartphone, Tablet oder Laptop
  • Zeiten sind nachträglich eintragbar und bearbeitbar
  • Intuitive Bedienung, keine Schulung nötig

Projekterstellung & -verwaltung

  • Admins erstellen Projekte und legen je Projekt Mitarbeitende, Aufgaben, Spesenkategorien und wiederkehrende Leistungen fest
  • Musterprojekte können als Vorlage gespeichert und zukünftig geklont werden
  • Rechte- und Rollenmanagement: Zugriffsrechte werden individuell für jeden Mitarbeitenden festgelegt
  • Bearbeitungsfristen für die Projektzeiterfassung flexibel einstellbar
  • Projekte können archiviert werden, um versehentliches Buchen zu vermeiden

Stundensätze und Abrechnung

  • Stundensätze auf Aufgaben-, Projekt- und Mitarbeitendenebene festlegen
  • Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten definieren
  • Einmalige Pauschalen pro Projekt erfassen
  • Rechnungsstellung direkt aus den erfassten Zeiten
  • Professionelle Rechnungen mit QR-Code
  • 100 % anpassbares Rechnungslayout
  • Direkte Anbindung an Buchhaltungstools wie z. B. Bexio
  • Rechnungen in mehreren Sprachen ausstellbar

Budgetkontrolle & Projektstatus

  • Budget auf Projekt- und Aufgabenebene festlegen (Zeit & Geld)
  • E-Mail-Warnungen bei Überschreiten definierter Schwellenwerte
  • Fortschrittsbalken zeigt den Projektbudgetstatus an

Auswertungen & Überblick

  • Echtzeit-Auswertungen und Berichte auf Knopfdruck
  • Berichte auf Kunden-, Projekt- oder Mitarbeitendenbasis
  • Projektberichte individuell filter- und einstellbar
  • Offene Leistungen in Echtzeit überwachen
  • Export als Excel-, CSV- oder PDF-Datei möglich

Spesenerfassung & -verwaltung

  • Spesen projektbezogen erfassen und verwalten
  • Eigene Spesenkategorien definierbar
  • Belege per Upload hinzufügen
  • Automatische Berücksichtigung der Spesen in Rechnungen

Arbeitszeiterfassung

  • Projektzeiten können automatisch und gesetzeskonform als Arbeitszeit erfasst werden – und erfüllen damit die gesetzliche Zeiterfassungspflicht
  • Arbeitsstunden- und Urlaubssaldo jederzeit aktuell und einsehbar
  • Individuelle Arbeitszeitmodelle werden berücksichtigt
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5 Gründe, warum Projektzeiterfassung den Umsatz steigert

Projektzeiterfassung ist weit mehr als eine organisatorische Pflicht – sie ist ein strategisches Instrument für mehr Umsatz, bessere Planung und höhere Effizienz im Team.

Keine abrechenbaren Stunden mehr verlieren

In vielen Unternehmen werden Arbeitszeiten nur lückenhaft dokumentiert – und damit potenzieller Umsatz verschenkt. Mit einer präzisen Projektzeiterfassung werden alle abrechenbaren Zeiten minutengenau erfasst und korrekt abgerechnet. So geht keine Leistung mehr verloren.

Realistisch planen und Pauschalangebote profitabel gestalten

Vergangene Projektzeiten liefern wertvolle Daten für zukünftige Planungen. Wer Zeiterfassung auf Projekte nutzt, kann Projektaufwände realistisch kalkulieren, Pauschalpreise gewinnbringend definieren und Projekte wirtschaftlich effizient umsetzen.

Effizientere Prozesse und optimaler Ressourceneinsatz

Die Auswertung erfasster Zeiten zeigt Optimierungspotenziale im Arbeitsablauf. So können Prozesse gestrafft, Engpässe vermieden und Ressourcen gezielter eingesetzt werden – was die Produktivität steigert und Kosten senkt.

Mehr Transparenz und Fairness im Team

Zeiterfassung schafft Klarheit über Arbeitsbelastung, macht Überstunden sichtbar und ermöglicht eine gerechtere Verteilung von Aufgaben. Das schützt vor Überlastung, stärkt den Teamzusammenhalt und steigert die Mitarbeitermotivation

Zeit sparen durch Automatisierung

Moderne Tools wie TimeStatement wandeln erfasste Zeiten automatisch in Rechnungen um – inklusive Integration mit Systemen wie Bexio. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine fehlerfreie, schnelle Abrechnung – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.

6 Vorteile der digitalen Projektzeiterfassung

Mit digitalen Tools wird Zeiterfassung nicht nur einfacher, sondern bringt auch zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Hier sind 6 Gründe, warum sich der Umstieg auf eine digitale Lösung lohnt.

Präzise & transparent: Minutengenaue Dokumentation schafft Vertrauen und Klarheit.

Echtzeit-Übersicht: Jederzeit aktuelle Daten für bessere Kontrolle.

Automatisierte Prozesse: Mehr Effizienz und Fokus auf das Kerngeschäft.

Kein Papierkram: Weg mit Zettelchaos – alles digital, übersichtlich und revisionssicher.

Ortsunabhängig nutzbar: Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice – jederzeit Zugriff auf die Projektzeit.

Zuverlässige Lösung: Eine zentrale Plattform für Zeiterfassung, Spesen, Absenzen & Rechnungsstellung.

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