ZUGFeRD-Rechnungssoftware für digitale Fakturierung

So funktioniert die Fakturierung mit TimeStatement

Mit TimeStatement erstellen Sie Rechnungen in wenigen Schritten direkt aus Projekten, Leistungen und offenen Positionen.

Funktionen der Fakturierung Software

Einfache Rechnungserstellung aus Leistungen

TimeStatement zeigt alle noch nicht verrechneten Positionen übersichtlich an. Sie wählen flexibel aus, welche Projekte, Tätigkeiten, Spesen, Pauschalen oder wiederkehrenden Leistungen in die nächste Rechnung einfließen sollen.

Den Abrechnungszeitraum bestimmen Sie selbst, zum Beispiel nach Woche, Monat, Quartal, Jahr oder individuell. Damit eignet sich die Lösung sowohl für kleine Teams als auch für komplexe Mandate mit mehreren Kunden und Projekten.

Flexible Abrechnungsarten und Stundensätze

Rechnen Sie genau so ab, wie es zu Ihrem Geschäftsmodell passt: nach Stunden, Tagen, Festpreis, Pauschale, Retainer oder wiederkehrender Leistung. Stundensätze können pro Projekt, Aufgabe oder Mitarbeiter definiert werden.

Auch nicht verrechenbare Zeiten, Spesenpauschalen, A-Konto-Rechnungen und einmalige Zusatzleistungen lassen sich sauber in den Rechnungsprozess integrieren.

Automatisierte Rechnungsläufe

Mit dem Rechnungslauf erstellen Sie mehrere Rechnungen in einem Batch. Sie wählen die gewünschten Kunden aus und generieren in kurzer Zeit eine große Anzahl von Rechnungen zum Herunterladen oder Weiterverarbeiten.

Gerade bei monatlich wiederkehrender Fakturierung spart das wertvolle Zeit und reduziert manuelle Fehler. Pro Kunde bleiben Vorlage, Zahlungsfrist und Rechnungsdetails individuell steuerbar.

Individuelle Rechnungsvorlagen im Corporate Design

Mit dem integrierten Online-Editor gestalten Sie Ihre Rechnungsvorlagen im Design Ihres Unternehmens. Logo, Farben, Layout und dynamische Platzhalter lassen sich direkt in TimeStatement anpassen.

So entstehen professionelle Rechnungen mit einheitlichem Markenauftritt, ohne dass Sie für jede Änderung externe Layout-Anpassungen benötigen.

ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung erstellen

TimeStatement erzeugt E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 in zwei Formaten. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich für Geschäftskunden, die ein gewohntes Rechnungsdokument erwarten. XRechnung ist die reine XML-Datei für öffentliche Auftraggeber. Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht im B2B.

Für Unternehmen in Deutschland entstehen ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen ohne zusätzliche Insellösung, sofern die erforderlichen Firmen- und Kundendaten hinterlegt sind. Welches Format ein Kunde erhält, legen Sie in den Rechnungseinstellungen fest.

Rechnungseinstellungen pro Kunde, Sprache und Währung

Für jeden Kunden können Sprache, Zahlenformat, Währung, Rechnungsvorlage, Zahlungsfrist und weitere Rechnungsparameter individuell hinterlegt werden. Auch getrennte Rechnungsnummernkreise für mehrere Firmen sind möglich.

Damit eignet sich TimeStatement für mehrsprachige Teams, internationale Kundenbeziehungen und Unternehmen, die mit mehreren Gesellschaften oder Marken arbeiten.

Zahlungen, Teilzahlungen und Vorauszahlungen erfassen

Zahlungen werden direkt in TimeStatement mit der jeweiligen Rechnung verknüpft. Sie sehen bezahlte, teilweise bezahlte, offene und überfällige Rechnungen auf einen Blick.

Teilzahlungen, Vorauszahlungen, Kundenguthaben und A-Konto-Zahlungen lassen sich ebenso abbilden wie klassische Offene-Posten-Prozesse. Das verbessert Ihr Controlling und reduziert Rückfragen in der Administration.

Übersicht und Controlling in Echtzeit

TimeStatement zeigt unverrechnete Leistungen, versendete Rechnungen, offene Beträge und Zahlungseingänge in Echtzeit. Auswertungen pro Kunde helfen dabei, fakturierte, bezahlte und ausstehende Beträge schnell zu erkennen.

In Kombination mit der Projektzeiterfassung sehen Sie außerdem, wie sich Zeiteinsatz, Rentabilität und Rechnungsstatus entwickeln.

Schnittstellen, Exporte und digitaler Rechnungsversand

Übergeben Sie Rechnungsdaten direkt an DATEV, Lexware, Sage und weitere Buchhaltungssysteme. Zusätzlich stehen Excel-, CSV- und API-Schnittstellen zur Verfügung, damit Rechnungsdaten strukturiert in bestehende Prozesse übernommen werden können.

Für Teams mit Fokus auf DATEV oder andere lokale Buchhaltungsprozesse lassen sich Rechnungen effizient exportieren und weiterverarbeiten.

ZUGFeRD im Überblick: Aufbau, Pflicht, Profile

Bevor Sie das Format einsetzen, lohnt ein Blick auf die Grundlagen. Die folgenden Abschnitte fassen zusammen, was ZUGFeRD ist, wann es Pflicht wird und welches Profil zu welchem Kunden passt.

So ist eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut

Die Sichtkomponente ist ein PDF im Standard PDF/A-3 nach ISO 19005-3:2012. Ihr Kunde öffnet sie in jedem PDF-Betrachter und sieht ein gewohntes Rechnungsbild. Die Datenkomponente ist eine eingebettete XML-Datei mit dem Namen factur-x.xml, aufgebaut nach dem Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT.

Beide Teile müssen dieselben Angaben enthalten. Das verlangt § 14 Abs. 4 UStG. Weichen sie voneinander ab, gilt das XML.

Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht?

Ja, ab Version 2.0.1 und in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Version 1.0 erfüllt sie nicht, MINIMUM und BASIC WL ebenfalls nicht, weil ihnen die Rechnungspositionen fehlen.

Rechtsgrundlage der Übergangsregelungen ist § 27 Abs. 38 UStG. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach technisch aus. Empfangen allein reicht aber nicht. Sie müssen den Datensatz auch verarbeiten und im Originalformat aufbewahren.

Welches ZUGFeRD-Profil brauchen Sie?

Das Profil legt fest, wie viele Felder das XML enthält. ZUGFeRD kennt fünf reguläre Profile, dazu kommt das Referenzprofil XRECHNUNG. Deshalb nennen manche Quellen fünf Profile, andere sechs.

Faustregel für die Praxis: Für die normale B2B-Rechnung nehmen Sie EN 16931. Für öffentliche Auftraggeber das Profil XRECHNUNG. EXTENDED nur, wenn Sie Zusatzfelder brauchen und der Empfänger sie verarbeitet. MINIMUM und BASIC WL versenden Sie nie als Rechnung.

TimeStatement erzeugt E-Rechnungen als ZUGFeRD-Rechnung und als XRechnung – jeweils EN-16931-konform und geeignet für die E-Rechnungspflicht im B2B sowie für öffentliche Auftraggeber.

ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRD passt, wenn Sie an sehr unterschiedliche Kunden fakturieren. Kleine Empfänger ohne E-Rechnungssoftware sehen weiterhin ein normales Rechnungsdokument. TimeStatement gibt beide Formate aus, das Format wählen Sie pro Kunde.

Vorteile der Fakturierung mit TimeStatement

Mit TimeStatement automatisieren Sie die Rechnungserstellung inklusive ZUGFeRD und XRechnung, behalten offene Leistungen im Blick und reduzieren manuellen Aufwand im gesamten Abrechnungsprozess.

Häufige Fragen zur Fakturierung und ZUGFeRD mit TimeStatement

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um Rechnungserstellung, ZUGFeRD, XRechnung und Abrechnungsprozesse mit TimeStatement.