Zu dem beruflichen Alltag eines Freelancers gehört auch die Erstellung von Rechnungen. Hier sind Vorlagen eine willkommene Möglichkeit, diesen Prozess bequemer und effizienter zu gestalten. Im Folgenden wird auf den Aufbau einer korrekten Faktura eingegangen, sodass eine gute Basis zur Rechnungserstellung gegeben ist.

Die wichtigsten Angaben in der Rechnung eines Freelancers

Obgleich man Rechnungen auf seine jeweiligen Bedürfnisse anpassen kann und sollte, sind einige Angaben bei Rechnungen stets vonnöten. Die Angaben, die eine Pflicht bei der Fakturierung darstellen, sind zum einen der eigene Name respektive die eigene Anschrift, der Name und die Anschrift des Empfängers der jeweiligen Rechnung und das Datum, zu dem die Rechnung ausgestellt wurde. Zum anderen gehören in eine korrekte Rechnung Angaben zum Tag des Auftrags respektive zum Zeitraum der jeweiligen Leistung und die Angabe der UID-Nummer des Adressaten.

Darüber hinaus muss in einer korrekten Rechnung die fortlaufende Rechnungsnummer, die Beschreibung des jeweiligen Jobs oder weiterer Leistung und das Entgelt für die erbrachte Arbeit angegeben werden. Der j***eweilige Steuersatz*** respektive ein Hinweis auf eine Befreiung oder den Übergang der Steuerschuld muss ebenfalls in der Rechnung angegeben werden. Zu den relevanten Angaben zählen darüber hinaus auch Angaben zum Steuerbetrag und zum Netto-Entgeltbetrag. Die jeweiligen Kontodaten und die UID-Nummer des Rechnungsstellers gehören ebenfalls zum Gefüge einer korrekten Rechnung.

Nähere Erklärungen zu den jeweiligen Haupt-Bausteinen einer Rechnung

Mit dem Aspekt der Angabe des eigenen Namens und der eigenen Anschrift ist selbstverständlich der Name und die Anschrift des jeweiligen liefernden oder leistenden Freelancers gemeint. Ebenso selbsterklärend ist die Angabe des Namens und der Anschrift des Empfängers, sprich: Name und Anschrift des jeweiligen Kunden respektive des Leistungs- und Rechnungsadressaten , und die Angabe zum Ausstellungsdatum der Rechnung. Die im Anschluss benötigten Angaben zum Tag respektive zum Zeitraum der Arbeit umfassen die Informationen zu den Tagen der erbrachten Leistungen oder zum Zeitraum, über jenen sich die jeweilige Leistung erstreckt hat. Die UID-Nummer des Empfängers ist ebenfalls aus sich heraus verständlich: Es soll die Ust-Id-Nummer des Adressaten angegeben werden.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Angaben zu der fortlaufenden Rechnungsnummer sollten mit der jeweiligen Jahreszahl beginnen und schließlich die Rechnungsnummer implizieren (beispielsweise “17003” für die dritte Rechnung des Jahres 2017) und sie sollten die Umsatzsteueridentifikations- oder Steueridentifikationsnummer enthalten.

Hinsichtlich der Beschreibung der jeweiligen Leistung oder weiterer Leistung ist es nötig, die Menge und Bezeichnung anzugeben. So sollte die Artikelnummer – sofern diese vorhanden sein sollte – oder die Art und der Umfang der Leistung angegeben werden. Im Bezug auf die Angabe des Entgelts für die erbrachte Arbeit ist die Angabe des Nettobetrags des Entgelts für die verrechnete Lieferung respektive Leistung gemeint. Dabei muss auch die jeweilige Währung angegeben werden.

Die Angabe zum Steuersatz umfasst die Angabe der Steuersätze und Hinweise auf eine Befreiung oder den Übergang der Steuerschuld. Mit der Angabe zum Steuerbetrag ist der Umsatzsteuerbetrag gemeint, der auf das jeweilige Entgelt entfällt. Die Angaben zu den Kontodaten und zur UID-Nummer des jeweiligen Rechnungsstellers begreifen die Kontoinformationen – sprich: IBAN und BIC – des Kontos, auf welches das Geld überwiesen wird und die eigene UID-Nummer ein.

Es ist wichtig, an dieser Stelle anzumerken, dass Freelancer, wenn sie – unabhängig von dem Sektor, in dem sie tätig sind – unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fallen, auf diese Befreiung der Umsatzsteuer hinweisen sollten. Für gewöhnlich werden hierfür Phrasen wie beispielsweise „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ verwendet. Sollte eine solche Formulierung nicht verwendet worden sein, so besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt die Umsatzsteuer vom Freelancer zurückverlangt.

Die ideale Lösung zur Rechnungserstellung für Freelancer

Es ist sinnvoll, eine Vorlage zur Erstellung der Rechnungen zu nutzen, jedoch sollte hierbei der Aspekt der Flexibilität nicht verloren gehen. Mit unserem System können Sie effizient und bequem Ihre Rechnungen erstellen. Mit unserer Funktion der automatischen professionellen Rechnungserstellung können Sie Ihre jeweilige Rechnung unkompliziert generieren lassen und die Rechnung anschließend weiter bearbeiten und anpassen. Besonders hilfreich ist ein System wie das unsere insbesondere deshalb, weil es cloudbasiert ist, sprich: online von überall aus verwendbar. Aufgrund dieser Flexibilität eignet sich unser Programm optimal für Freelancer, die nun mal oft unterwegs sind und deshalb ein Programm benötigen, dass ihnen Flexibilität und Effizienz bietet. Probieren Sie kostenlos unser Tool und entdecken Sie die diversen nützlichen Funktionen unseres Programms!

Disclaimer:
Der Beitrag "Rechnungsvorlage für Freelancer" bezieht sich auf Freelancer in Deutschland. Die Rechtslage in Österreich & der Schweiz unterscheidet sich von den angesprochenen Maßnahmen im Beitrag.