Digitale Spesenerfassung mit Beleg-Upload
Spesen erfassen, Belege verwalten und Auslagen sauber abrechnen
Digitalisieren Sie Ihre Spesenverwaltung und Spesenabrechnung mit TimeStatement. Mitarbeiter erfassen Geschäftsausgaben wie Verpflegung, Fahrtkosten, Kilometergeld, Taggeld, Material oder Reisekosten direkt im Web oder in der mobilen App.
Jede Ausgabe wird dem richtigen Kunden, Projekt und der passenden Spesenkategorie zugeordnet. Belege lassen sich als Foto, PDF, PNG oder JPG hochladen, Auslagen bleiben nachvollziehbar dokumentiert und verrechenbare Spesen können mit wenigen Klicks in die Rechnungsstellung übernommen werden.
Die Spesenerfassung ist ideal für Unternehmen in Österreich, Dienstleister, Agenturen, Beratungen und Projektteams, die Projektzeiten, Auslagen, Reisekosten und Kundenabrechnung in einem strukturierten Prozess verbinden möchten.
Spesen erfassen mit TimeStatement
Mit TimeStatement entsteht aus einzelnen Ausgaben ein transparenter, prüfbarer und abrechenbarer Spesenprozess - von der mobilen Erfassung bis zur Auswertung.
Spesenkategorien erstellen
Definieren Sie projektspezifische Spesenkategorien wie Kilometer, Verpflegung, Material oder Übernachtung. Für jede Kategorie legen Sie fest, ob sie verrechenbar ist, welche Einheit gilt und ob ein Einheitspreis oder eine Fremdwährung verwendet wird.
Spesen einfach erfassen
Mitarbeiter erfassen Spesen unterwegs per App oder im Büro per Web-App. Datum, Kunde, Projekt, Kategorie, Betrag, Kommentar und Beleg werden in einem Schritt dokumentiert, auch bei mobiler Nutzung.
Abrechnen und auswerten
Verrechenbare Spesen lassen sich direkt in Kundenrechnungen übernehmen. Berichte nach Kunde, Projekt, Mitarbeitern oder Spesenkategorie zeigen offene, in Rechnung gestellt und belegte Auslagen auf einen Blick.
Spesen erfassen im Büro und unterwegs
Ob Geschäftsreise, Kundentermin, Baustelle, Homeoffice oder Büro: TimeStatement sorgt dafür, dass Belege nicht verloren gehen und Auslagen zeitnah erfasst werden.
Mobile Spesenerfassung per App
Belege direkt fotografieren, Spesen unterwegs erfassen und später sauber prüfen. Die mobile App unterstützt Teams, die häufig außer Haus oder an wechselnden Einsatzorten arbeiten.
Spesenverwaltung im Web
Im Browser behalten Administration, Projektleitung und Buchhaltung den Überblick über Spesenpositionen, Belege, Kategorien, Fristen, Exporte und Kundenabrechnungen.
Zeiten und Spesen verbinden
Kombinieren Sie Spesen mit digitaler Zeiterfassung und Projektzeiterfassung. So werden Leistungen, Arbeitszeiten und Auslagen gemeinsam ausgewertet und abgerechnet.
Funktionen der Spesenerfassung in TimeStatement
Spesenkategorien pro Projekt individuell festlegen
Erstellen Sie Spesenkategorien passend zum Projekt: etwa Kilometerpauschalen, Material, Verpflegung, Hotel, Transport oder sonstige Auslagen. In Österreich können Sie auch Kategorien für Taggeld oder Kilometergeld sauber abbilden. Für jede Kategorie können Einheit, Preis pro Einheit, Verrechenbarkeit und Fremdwährung festgelegt werden.
Damit bleibt die Spesenerfassung strukturiert und die spätere Spesenabrechnung nachvollziehbar, auch wenn mehrere Kunden, Projekte oder Teams parallel arbeiten.
Spesenbelege hochladen und digital verwalten
Quittungen, Restaurantrechnungen, Hotelbelege oder Materialrechnungen werden als PDF, PNG oder JPG hochgeladen. Mitarbeiter können Belege direkt fotografieren und der passenden Ausgabe zuordnen.
Die Spesenübersicht zeigt, welche Auslagen bereits belegt sind. Das reduziert Rückfragen, erleichtert die Prüfung und macht die digitale Belegverwaltung zuverlässiger.
Automatische Spesenpauschale für Kleinausgaben
Für Kleinausgaben wie Porto, Bürobedarf, Material oder allgemeine Nebenkosten können Sie eine Spesenpauschale definieren. Der festgelegte Prozentsatz wird automatisch auf den Rechnungsbetrag angewendet.
Einzelspesen und Spesenpauschalen lassen sich flexibel kombinieren, damit Ihr Team nicht jede Kleinigkeit manuell abrechnen muss.
Flexible Fristen für die Spesenerfassung
Legen Sie fest, wie lange Mitarbeiter Spesen nachträglich erfassen dürfen. Die Frist kann ab Tagesende oder Monatsende berechnet und an Ihre internen Prozesse angepasst werden.
So bleiben Ausgaben aktuell, Belege werden rechtzeitig eingereicht und verspätete Spesenabrechnungen werden reduziert.
Spesen einfach in Kundenrechnungen übernehmen
Verrechenbare Auslagen können direkt in Kundenrechnungen übernommen werden. Die zugehörigen Belege werden automatisch gesammelt und als ZIP-Datei für die Rechnungsstellung bereitgestellt.
Damit bleiben Spesenabrechnung, Belegverwaltung und Rechnungsprozess sauber miteinander verbunden.
Spesenberichte erstellen und Ausgaben auswerten
Erstellen Sie Spesenberichte nach Kunde, Projekt, Mitarbeitern oder Kategorie. Filter, Exportfunktionen als CSV, Excel oder PDF und gebündelte Belege erleichtern Weiterverarbeitung und Archivierung.
Sie erkennen jederzeit, welche Spesen in Rechnung gestellt, noch offen oder bereits mit Beleg dokumentiert sind.
Trinkgeld separat ausweisen
Bei Verpflegungskosten, Restaurantbesuchen oder Geschäftsessen kann Trinkgeld separat erfasst werden. Der Gesamtbetrag wird in Hauptkosten und Trinkgeld aufgeteilt.
Das schafft Transparenz und unterstützt eine saubere interne Prüfung der Spesenabrechnung.
Spesenabrechnung deutlich vereinfachen
Starten Sie kostenlos mit TimeStatement und verbinden Sie Spesenerfassung, Belegverwaltung, Projektzeiterfassung und Rechnungsstellung in einem System.
FAQ zur Spesenerfassung mit TimeStatement
Häufige Fragen zur digitalen Spesenerfassung, Belegverwaltung, Reisekostenabrechnung und Weiterverrechnung.
Für wen eignet sich die Spesenerfassung von TimeStatement?
Sie eignet sich für Unternehmen, Teams und Mitarbeiter, die regelmäßig Auslagen für Projekte, Kundenaufträge oder externe Einsätze erfassen, zum Beispiel Fahrtkosten, Taggeld, Kilometergeld, Übernachtungen, Parkgebühren oder Arbeitsmaterialien.
Wie können Mitarbeiter Spesen erfassen?
Mitarbeiter erfassen Spesen über Web-App oder Mobile App. Dabei wählen sie Datum, Kunde, Projekt und Kategorie aus, ergänzen bei Bedarf einen Kommentar und laden den passenden Beleg hoch.
Kann ich Belege auch unterwegs erfassen?
Ja. Mit der mobilen App können Belege direkt fotografiert und der passenden Spese zugeordnet werden. So gehen Quittungen nicht verloren und die Spesenabrechnung bleibt vollständig.
Welche Dateiformate für Belege werden unterstützt?
TimeStatement unterstützt Belege in den Dateiformaten PDF, PNG und JPG.
Was ist der Unterschied zwischen Einzelspesen und Spesenpauschale?
Einzelspesen sind konkrete Ausgaben mit tatsächlichem Betrag, zum Beispiel eine Zugfahrt oder Hotelrechnung. Eine Spesenpauschale ist ein definierter Zuschlag für kleinere Ausgaben. In TimeStatement können beide Varianten kombiniert werden.
Kann ich Spesen automatisch in Rechnungen übernehmen?
Ja. Erfasste, verrechenbare Spesen können direkt in Kundenrechnungen übernommen werden. Zugehörige Belege werden automatisch gesammelt und als ZIP-Datei bereitgestellt.
Kann ich Spesenberichte exportieren?
Ja. Spesenberichte können als CSV, Excel oder PDF exportiert werden. Die Berichte lassen sich nach Kunde, Projekt, Mitarbeitern oder Spesenkategorie auswerten.