Gestione note spese con ricevute digitali
Registra, controlla e fattura le spese di progetto in modo semplice
TimeStatement aiuta team e aziende a registrare le spese professionali, allegare le ricevute e collegare ogni costo al cliente, progetto e categoria corretti. Trasferte, pasti, chilometri, materiali e pernottamenti restano tracciabili dalla registrazione alla fatturazione.
I collaboratori inseriscono le note spese dalla web app o dall'app mobile, caricano ricevute in PDF, PNG o JPG e aggiungono un commento quando serve. Amministrazione, responsabili di progetto e contabilità hanno così dati chiari per controllo, rimborso o riaddebito.
La gestione note spese lavora insieme a timesheet progetti, monitoraggio orario di lavoro e fatturazione.
Come funziona la gestione delle note spese
Con TimeStatement le singole spese diventano un processo trasparente per approvazione, rimborso, report e fatturazione al cliente.
Creare categorie di spesa
Definisci categorie specifiche per progetto: chilometri, pasti, materiale, hotel, trasporti o altre spese. Per ogni categoria imposti se è fatturabile, quale unità usare e se applicare prezzi unitari o valute estere.
Registrare spese e ricevute
I collaboratori inseriscono le spese via app mobile o web, scelgono cliente, progetto e categoria, indicano importo, commento e allegano la ricevuta corrispondente.
Analizzare, rimborsare e fatturare
Le spese fatturabili possono essere trasferite nelle fatture clienti. I report mostrano costi aperti, già fatturati e documentati per cliente, progetto, collaboratore o categoria.
Note spese in ufficio e in mobilità
Viaggio di lavoro, visita cliente, acquisto di materiale o smart working: TimeStatement mantiene ricevute e dati di spesa nello stesso flusso.
Note spese da app mobile
I collaboratori fotografano la ricevuta, registrano subito la spesa e riducono il rischio di perdere documenti dopo una trasferta.
Gestione spese via web
Amministrazione, finanza e project manager controllano spese, categorie, ricevute, scadenze, export e stato di fatturazione direttamente dal browser.
Collegare ore e spese
Unisci note spese, rilevazione ore e timesheet di progetto per analizzare insieme prestazioni, ore lavorate e costi fatturabili.
Funzioni per la gestione note spese in TimeStatement
Categorie di spesa specifiche per progetto
Crea categorie adatte a ogni progetto: rimborsi chilometrici, materiali, pasti, hotel, trasporti o altre uscite. Per ogni categoria puoi definire unità, prezzi unitari, stato fatturabile e valuta.
Le spese restano organizzate anche con più clienti, team e progetti attivi in parallelo.
Ricevute e giustificativi gestiti digitalmente
Scontrini, ricevute di ristoranti, fatture hotel o acquisti di materiale possono essere caricati in PDF, PNG o JPG. La ricevuta viene associata subito alla spesa corretta.
La panoramica mostra quali spese hanno già un giustificativo, riducendo richieste successive e facilitando il controllo.
Forfait spese per piccoli costi
Definisci un forfait per piccole spese ricorrenti come posta, cancelleria, materiali o costi accessori. La percentuale configurata viene applicata automaticamente.
Spese singole e forfait possono essere combinati per ridurre il lavoro manuale mantenendo trasparenza.
Scadenze flessibili per l'inserimento
Definisci per quanti giorni i collaboratori possono inserire spese retroattive. La scadenza può partire dalla fine del giorno o dalla fine del mese.
Le spese restano aggiornate, le ricevute vengono inviate in tempo e le note spese dimenticate diminuiscono.
Spese fatturabili nelle fatture clienti
Le spese fatturabili possono essere aggiunte direttamente alle fatture clienti. I giustificativi collegati vengono raccolti automaticamente e preparati come download ZIP.
Gestione note spese, documenti e fatturazione rimangono collegati in un unico processo.
Report note spese e analisi dei costi
Crea report per cliente, progetto, collaboratore o categoria. Filtri, export CSV, Excel o PDF e ricevute raggruppate semplificano elaborazione e archiviazione.
Vedi subito quali spese sono fatturate, ancora aperte o già documentate.
Mancia indicata separatamente
Per pasti, ristoranti o cene di lavoro, la mancia può essere registrata separatamente dall'importo principale.
La separazione migliora la trasparenza e rende il controllo interno più semplice.
Semplifica note spese e fatturazione progetti
Prova TimeStatement gratuitamente e gestisci note spese, ricevute, timesheet progetti e fatture in un unico sistema.
FAQ sulla gestione note spese con TimeStatement
Domande frequenti su inserimento digitale, ricevute, rimborsi, report e spese fatturabili.
Per chi è adatta la gestione note spese di TimeStatement?
È adatta ad aziende, team e collaboratori che registrano regolarmente spese di progetto, trasferte, costi cliente o rimborsi interni.
Come inseriscono le spese i collaboratori?
Usano web app o app mobile, selezionano data, cliente, progetto e categoria, indicano importo e allegano la ricevuta.
Si possono caricare ricevute in mobilità?
Sì. I collaboratori possono fotografare una ricevuta con l'app mobile e collegarla direttamente alla nota spese.
Quali formati di ricevuta sono supportati?
TimeStatement supporta file PDF, PNG e JPG.
Le spese possono essere fatturate ai clienti?
Sì. Le spese fatturabili possono essere inserite nelle fatture clienti e i giustificativi vengono raggruppati automaticamente.
È possibile esportare i report note spese?
Sì. I report possono essere esportati in CSV, Excel o PDF e filtrati per cliente, progetto, collaboratore o categoria.